Meetinglandkarte:
Täglich:
- Dauer: 30 Min.
- Meeting Name: Check in
- Zielsetzung: Täglicher Check in um aufgaben für den Tag zu besprechen und ggf. offene Themen des Vortags thematisieren
- Ort: online MS-Teams
- Teilnehmer: kleines Team 3 Personen
Wöchentlich:
- Dauer: 30 Minuten
- Meeting Name: JR Organisationsentwicklung
- Zielsetzung: Themenpriorisierung und Absprache mit Leitung HR
- Ort: online MS Teams
- Teilnehmer: Team + HR Leitung
Monatlich:
- Dauer: 1 Stunde
- Meeting Name: HR-ÖBB TS-monatlich
- Zielsetzung: Gesamte Abteilung bespricht sich über diverse Themen die ggf. die gesamte Abteilung betreffen
- Ort: hybrid MS-Teams und vor Ort
- Teilnehmer: gesamte Abteilung ca. 25 Personen
Quartalsweise:
- Dauer: 1.5 Studen
- Meeting Name: Bereichsübergreifende Themen OE ÖBB
- Zielsetzung: Teilkonzernübergreifende Meetings zu aktuellen Themen rund um Organisationsentwicklung im gesamten ÖBB Konzern
- Ort: vor Ort ÖBB Holding 23. Stock
- Teilnehmer: Diverse Organisationsentwicklungsteams konzernübergreifend
Tägliche und wöchentliche Meetings: Zielführend und gut etabliert
Die täglichen Check-in-Meetings sowie der wöchentliche Jour Fixe mit der HR-Leitung haben sich positiv bewährt.
- Täglicher Check-in:
Durch das kurze tägliche Zusammenkommen im kleinen Team entsteht ein klarer Überblick über die aktuellen Aufgaben. Es hilft bei der Priorisierung von Aufgaben und ermöglicht es, auf offene oder ungeklärte Punkte vom Vortag direkt einzugehen. Die kompakte Dauer reicht aus um zielführend in den Tag zu starten. - Wöchentlicher JR Organisationsentwicklung:
Dieses Format hat sich ebenfalls bewährt, da es eine kontinuierliche Abstimmung mit der HR-Leitung sicherstellt. Dauer und Frequenz sind entsprechend passend.
Monatliches Abteilungsmeeting: Geringer Mehrwert bei hohem Ressourceneinsatz
Das monatliche Meeting mit der gesamten Abteilung hat einen hohen Ressourcenaufwand (rund 25 Stunden pro Sitzung bei 25 Teilnehmenden). Dabei zeigt sich oftmals:
- nur ein kleiner Teil der Anwesenden sich aktiv einbringt,
- wiederholt dieselben Personen sprechen,
- und vermeintlich „abteilungsweite“ Themen inhaltlich häufig nur einzelne Bereiche betreffen.
Optimierungsvorschläge:
- Reduktion der Frequenz (z. B. auf quartalsweise)
- Aufteilung in kleinere, themenspezifische Gruppen
- Moderationswechsel oder rotierende Sprecherrollen, um Beteiligung breiter zu fördern
Quartalsweise konzernübergreifende OE-Meetings: Sehr wertvoll, Potenzial für Ausbau
Diese Treffen werden als besonders effektiv und inspirierend von mir und auch meinen direkten Kolleginnen im Team aufgenommen. Sie bieten eine wichtige Plattform für den Wissens- und Erfahrungsaustausch zwischen verschiedenen OE-Teams innerhalb des ÖBB-Konzerns.
Der persönliche Austausch, das gegenseitige Lernen und die Vernetzung fördern ein konzernweites Verständnis von Organisationsentwicklung und diverser Themen.
Optimierungsvorschläge:
- Ausweitung der Zeitspanne auf 2 Stunden oder mehr
- Möglichkeit zur thematischen Vertiefung durch kleinere Breakout-Sessions
- Ggf. Erhöhung der Frequenz (z. B. zusätzlich halbjährliche themenbezogene Deep Dives)
- Einbindung externer Impulse oder Best Practices aus anderen Konzernbereichen
Mit diesen Änderungsansätzen würde sich der thematische Fokus und die Zielführung wieder mehr in den Mittelpunkt gestellt werden.