Positive Kommunikationserfahrung:
Vor sechs Wochen organisierte ich ein Meeting, in dem vier Personen aus unterschiedlichen Bereichen die Zielsetzung verfolgten, gemeinsam eine Präsentation für den Vorstand zu erarbeiten. Aufgrund einer engen Deadline und der Tatsache, dass alle Beteiligten gleichzeitig mit anderen wichtigen Aufgaben beschäftigt waren, war die Situation stressig und angespannt. Um eine gute Ebene zu finden, habe ich zum Anfang des Kick-Off Meetings meine eigenen Gefühle (Stress und Überforderung) offen angesprochen. Dies trug dazu bei, dass „Eis zu brechen“ und eine Atmosphäre der Offenheit zu schaffen, in der sich auch alle anderen entsprechend äußern konnten. Ich wollte als Vorbild agieren und deutlich machen, dass mir Offenheit und Transparenz wichtig sind. Zu Beginn des Meetings fragte ich jedes Teammitglied, wie es ihm geht, und achtete dabei besonders auf Körpersprache und Stimme. Eine Entwicklerin sagte, es gehe ihr sehr gut, allerdings bemerkte ich ihre gebeugte Haltung und die leise Stimme und fragte nach, was sie mit „sehr gut“ meinte. Sie gab zu, dass dies nur eine Floskel war und sie in Wahrheit gestresst war. Diese Offenheit förderte einen positiven Austausch, bei dem sich andere ebenfalls verständnisvoll äußerten: „Ich kann das nachvollziehen, mir geht es auch so.“ Dieser Moment war von Vertrauen, Verletzlichkeit und gegenseitigem Verständnis geprägt. Ich hatte eine Agenda vorbereitet, um klare Zielsetzungen und Regeln für das Meeting zu definieren, etwa dass jeder aussprechen darf, Ich-Botschaften und keine Generalisierungen. Anstatt die Agenda stur durchzuziehen, schlug ich vor, dass wir uns 15 Minuten Zeit nehmen, damit jeder mitteilen kann, was er benötigt, um produktiv zu arbeiten, und welche Unterstützung er dafür braucht. Der Vorschlag wurde von allen positiv aufgenommen und trug dazu bei, dass jeder seine Gedanken und Bedürfnisse äußern konnte.
Besonders hilfreich war die respektvolle und konstruktive Haltung des Teams. Auch als bereichsspezifische Interessenskonflikte aufkamen, wurden diese sachlich und mit einer einladenden Tonlage diskutiert, sodass keine persönliche Kritik wahrgenommen wurde. Die Erweiterung der Agenda um den Punkt „Rollenverteilung, besondere Stärken und bereichsspezifische Ziele“ brachte zusätzliche Klarheit und Struktur, wodurch die Kommunikation zielgerichtet und effizient blieb.
Obwohl das Kick-off-Meeting eine Stunde länger dauerte als geplant, konnten wir die Präsentation vor der Deadline abschließen. In den vier folgenden Wochen arbeiteten wir eng zusammen, achteten auf die Bedürfnisse der anderen, um Überforderung zu vermeiden, und pflegten eine Atmosphäre der Empathie und Offenheit. Diese Art der Kommunikation förderte nicht nur ein positives Endergebnis, sondern stärkte auch den Teamzusammenhalt (wir trinken immer noch einmal die Woche Kaffee zusammen 😀).
Negative Kommunikationserfahrung:
Vor etwa einem Jahr hatte ich eine schwierige Kommunikationserfahrung, die weit weniger erfolgreich war. Ich sollte dem Vorstand eine IT-Roadmap vorstellen, doch bereits nach fünf Minuten wurde ich unterbrochen. Besonders herausfordernd war der Ton, der sehr direkt und an einigen Stellen unhöflich war. Die Unterbrechung fühlte sich wie ein persönlicher Angriff auf meine Kompetenzen an, und ich fühlte mich wenig wertgeschätzt, obwohl ich drei Tage an der Vorbereitung der Präsentation gearbeitet hatte. Die Situation war unangenehm, da wir in einem Raum mit zehn weiteren Personen saßen, was mein Gefühl der Scham verstärkte.
Meine negative Wahrnehmung wurde durch die Körpersprache des Vorstands verstärkt: verschränkte Arme, fehlender Blickkontakt und eine insgesamt angespannte Haltung deuteten für mich auf Unzufriedenheit hin. Nach nur 15 Minuten verließ der Vorstand das Meeting mit den Worten: „Das war nicht die Aufgabe,... immer ist was falsch, korrigieren Sie das bis nächste Woche.“ Diese Reaktion führte zu hohem Stress und einer defensiven Haltung meinerseits. Ich war überzeugt, dass ich die Aufgabe gemäß der erhaltenen E-Mail korrekt bearbeitet hatte, was zu einer zusätzlichen Überforderung führte. Zudem war ich enttäuscht, dass die anderen Personen im Raum nicht den Mut hatten, ihre Meinung offen zu äußern und mich zu unterstützen.
Am nächsten Tag erhielt ich einen Anruf von der Assistenz, die mich darüber informierte, dass die falsche E-Mail mit einer fehlerhaften Aufgabenstellung an mich weitergeleitet wurde und sich der Vorstand für das Missverständnis entschuldigen wollte.
Diese Erfahrung verdeutlicht, wie wichtig eine respektvolle und empathische Kommunikation ist. Ein respektvoller Umgang (Ton, Haltung) und die Möglichkeit für offenen Austausch waren in diesem Fall vollkommen fehlend, was die Situation verschärfte. Wäre die Kommunikation klarer und respektvoller gewesen, hätten Missverständnisse (e-Mail) frühzeitig geklärt werden können. Der Fokus hätte auf Lösungsorientierung und dem Verzicht auf Generalisierungen (“immer”) liegen sollen, um den Austausch zu fördern. Ein respektvoller Dialog und das Eingehen auf die Gefühle der Beteiligten hätten die Situation wesentlich entspannter und produktiver gestaltet.
Fazit:
Beide Erfahrungen haben mir gezeigt, wie entscheidend gute Kommunikation. Klarheit, Offenheit und Empathie schaffen ein produktives Arbeitsumfeld, während ein unklarer Ton und fehlender Austausch zu Frustration und Ineffizienz führen können. Gute Kommunikation erfordert aus meiner Sicht ein gezieltes Handeln sowie das stetige Bestreben, gegenseitiges Verständnis zu fördern. Nur so kann eine positive Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Darüber hinaus spielt die „Vorbildfunktion“ eine entscheidende Rolle, um eine offene Kommunikation zu etablieren (z.B. Vorstand).