Agiler Change Manager (IHK) Berufsbegleitender Onlinekurs Start: 28.01.2025

Gelungenes Kommunikationserlebnis

Eine der besten Erfahrungen mit Kommunikation hatte ich während eines wichtigen Teammeetings auf der Arbeit. Wir standen vor einer schwierigen Entscheidung: Es ging darum, ob wir ein strategisches Personalthema in eine neue Richtung lenken sollten, was Risiken, aber auch Chancen mit sich brachte. Unser Team war sich uneinig, und es bestand die Gefahr, dass das Meeting in endlose Diskussionen ausartete, weil es Personalmaßnahmen beinhaltete, die sehr viele Pros und sehr viele Contras beinhaltete.

Was dieses Erlebnis so positiv machte, war die Art und Weise, wie unser Teamleiter die Kommunikation lenkte. Er begann das Meeting mit einer klaren Struktur: Zunächst schilderte er die aktuelle Situation und die offenen Fragen, dann lud er jeden dazu ein, seine Meinung zu äußern. Dabei stellte er gezielte Fragen, um verschiedene Perspektiven zu beleuchten.

Ein entscheidender Faktor für die gelungene Kommunikation war seine Fähigkeit, aktiv zuzuhören. Er unterbrach niemanden, fasste die Argumente in eigenen Worten zusammen und stellte sicher, dass alle Beteiligten sich verstanden fühlten. Dies verhinderte Missverständnisse und zeigte, dass jede Meinung wertgeschätzt wurde.

Auch die nonverbale Kommunikation spielte eine große Rolle. Unser Teamleiter hielt Augenkontakt, nickte zustimmend und zeigte durch seine Körpersprache, dass er wirklich an unseren Beiträgen interessiert war. Diese Form der Wertschätzung führte dazu, dass sich jeder ermutigt fühlte, offen zu sprechen, auch wenn er eine Minderheitenmeinung vertrat.

Ein weiteres Schlüsselelement war die Sachlichkeit der Diskussion. Statt sich auf persönliche Ansichten oder Emotionen zu konzentrieren, wurde jedes Argument nüchtern betrachtet. Unser Teamleiter erinnerte uns immer wieder daran, dass wir nicht „gegeneinander“, sondern „miteinander“ arbeiteten, um die beste Lösung zu finden.

Am Ende des Meetings fanden wir eine Entscheidung, mit der alle einverstanden waren. Das lag nicht daran, dass alle ihre ursprüngliche Meinung änderten, sondern daran, dass die Kommunikation so effektiv war, dass wir eine Lösung fanden, die alle Perspektiven berücksichtigte. Dieses Erlebnis hat mir gezeigt, wie wertvoll eine klare, respektvolle und strukturierte Kommunikation ist. Sie schafft Vertrauen, fördert Zusammenarbeit und führt zu besseren Ergebnissen.

Unklare Kommunikation während einer Umstrukturierung

In einem Unternehmen, in dem ich als HR Business Partner tätig war, stand eine größere Umstrukturierung an. Die Geschäftsleitung hatte entschieden, bestimmte Abteilungen zusammenzulegen und Prozesse zu zentralisieren, was bedeutete, dass sich Aufgabenbereiche verschieben und einige Rollen wegfallen würden.

Mein Auftrag war es, diesen Veränderungsprozess aus HR-Sicht zu begleiten und sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden transparent und fair über die geplanten Änderungen informiert werden. Doch die Art und Weise, wie die Kommunikation verlief, führte zu massiven Problemen.

Was lief schief

1. Zu späte und unvollständige Kommunikation

   • Die Geschäftsleitung entschied sich, die Mitarbeitenden erst sehr spät über die Umstrukturierung zu informieren – als bereits viele Gerüchte kursierten. Dadurch war das Vertrauen in die Führung bereits beschädigt.
   • Die erste offizielle Kommunikation bestand aus einer allgemeinen E-Mail, die lediglich auf „betriebsbedingte Anpassungen“ hinwies, ohne konkrete Informationen zu liefern. Dies verstärkte die Unsicherheit und ließ viel Raum für Spekulationen.
     
     

2. Fehlende Einbindung der HR-Abteilung in die Kommunikationsstrategie

   • Obwohl die HR-Abteilung für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich war, wurden wir nicht frühzeitig in die Kommunikationsstrategie eingebunden.
   • Als die Mitarbeitenden uns Fragen stellten, hatten wir selbst nicht alle Informationen – das führte zu widersprüchlichen Aussagen und machte es schwer, Vertrauen zu schaffen.
     
     

3. Mangel an direktem Dialog und Empathie

   • Anstatt persönliche Meetings oder Gespräche anzubieten, blieb die Kommunikation überwiegend schriftlich und unpersönlich.
   • Führungskräfte wurden nicht ausreichend darauf vorbereitet, mit den betroffenen Mitarbeitenden über die Umstrukturierung zu sprechen. Dadurch fühlten sich viele allein gelassen.
     
     

4. Unklare Botschaften über Zukunftsperspektiven

   • Es gab keine transparente Kommunikation darüber, welche Chancen es für betroffene Mitarbeitende gab (z. B. Umschulungen oder interne Wechsel).
   • Dadurch entstand der Eindruck, dass die Unternehmensleitung kein Interesse daran hatte, Mitarbeitende zu halten, was die Motivation und das Engagement erheblich senkte.

Diese mangelhafte Kommunikation hatte erhebliche negative Auswirkungen:

• Angst und Unsicherheit unter den Mitarbeitenden: Viele befürchteten, dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren würden, auch wenn das gar nicht der Fall war.
• Vertrauensverlust in die Geschäftsleitung: Da Gerüchte und Halbwahrheiten die offizielle Kommunikation überholten, fühlten sich viele Mitarbeitende hintergangen.
• Erhöhter Widerstand gegen die Veränderungen: Anstatt sich offen mit der Umstrukturierung auseinanderzusetzen, waren viele Mitarbeitende in einer Abwehrhaltung, was den gesamten Transformationsprozess erschwerte.
• Erhöhte Fluktuation: Einige wertvolle Talente verließen das Unternehmen frühzeitig, weil sie sich nicht sicher fühlten, ob sie eine Zukunft darin hatten.

Was hätte besser laufen können

1. Frühzeitige und transparente Kommunikation:

   • Mitarbeitende sollten so früh wie möglich über geplante Veränderungen informiert werden – mit klaren Fakten statt vagen Andeutungen.
   • Eine offene, ehrliche Kommunikation ist essenziell, um Vertrauen aufzubauen.
     
     

2. HR als zentraler Partner in der Kommunikationsstrategie einbinden:

   • HR sollte frühzeitig in die Planung einbezogen werden, um eine strukturierte und empathische Kommunikation sicherzustellen.
   • Führungskräfte sollten mit konkreten Informationen ausgestattet und für Mitarbeitergespräche geschult werden.
     
     

3. Persönlicher Dialog statt unpersönlicher E-Mails:

   • Mitarbeiterversammlungen, Einzelgespräche und offene Q&A-Sessions hätten den Mitarbeitenden geholfen, ihre Fragen und Sorgen zu äußern.
   • Eine „sprechende Führung“ – also direkte Kommunikation durch Führungskräfte – wäre effektiver gewesen als allgemeine E-Mails.
     
     

4. Zukunftsperspektiven aufzeigen:

• Mitarbeitenden sollte aufgezeigt werden, welche Möglichkeiten sie im Unternehmen haben – durch Umschulungen, interne Versetzungen oder neue Karrierechancen.
• Ein klarer „Transition Plan“ hätte Unsicherheiten reduziert.
  

Fazit

Dieses Erlebnis hat mir verdeutlicht, wie entscheidend eine klare, transparente und mitfühlende Kommunikation in HR-Projekten ist – insbesondere bei sensiblen Themen wie Umstrukturierungen. Mitarbeitende brauchen Sicherheit und Orientierung. Wenn Unternehmen es versäumen, frühzeitig, ehrlich und empathisch zu kommunizieren, riskieren sie nicht nur Widerstand gegen Veränderungen, sondern auch den Verlust wertvoller Talente.

Meine wichtigste Erkenntnis:
Gute Kommunikation in Veränderungsprozessen bedeutet nicht nur, Informationen zu übermitteln, sondern auch, Zuhören, Ängste ernst nehmen und Perspektiven aufzeigen.