Mein Arbeitgeber strebt die Arbeit ohne – oder zumindest mit so wenig wie möglich – Papier. Dazu arbeiten wir in der Cloud Nextcloud. Nextcloud ist eine Open-Source-Software, die es unserer IT ermöglicht, uns eine Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen, die digitale Kollaboration ermöglicht.
Die
digitale Kooperation in Nextcloud funktioniert durch die
integrierten
Funktionen
welche
es
Nutzern ermöglichen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und
Informationen auszutauschen. Die
Nutzer
können Dateien und Ordner durch
das Erstellen von Links oder Einladungen mit
anderen Nutzern
teilen. Durch
das Vergeben von Berechtigungen
kann
festlegt
werden wer
Dateien
überhaupt ansehen
oder zudem
auch
bearbeiten darf.
Die
gemeinsame
Bearbeitung von
Dateinen in Echtzeit funktioniert
mittels
mitgelieferter Apps wie der integrierten Office OnlyOffice. Nutzer
können neben
dem Editieren von Dateien auch Kommentare
hinterlassen, was die Kommunikation und das Feedback innerhalb von
Projekten erleichtert. Teammitglieder können
direkt
so
direkt in
der Nextcloud Inhalte diskutieren.
Die
Kalender-
und Aufgabenverwaltungsfunktionen ermöglichen es,
Termine zu planen und Aufgaben zuzuweisen. So kann
der Überblick über Fristen und Meetings verbessert werden.
Weiter
können Umfragen
erstellt
werden und Chat-Funktionen
in
Form von Text und Video.
Die
Nextcloud bietet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die
jedoch nicht vollständig ausgeschöpft werden. Während das Ablegen
und Bearbeiten von Office-Dateien ohne die Notwendigkeit, lokale
Kopien zu erstellen, bereits weit verbreitet ist, bleibt das volle
Potenzial der Plattform ungenutzt. Die Hauptkommunikation innerhalb
des Unternehmens erfolgt nach wie vor über E-Mail und das Teilen von
Outlook-Kalendern. Infolgedessen werden interessante Funktionen wie
die integrierte Chatmöglichkeit und die Aufgabenverwaltung kaum
verwendet. Zudem bringt die Einbindung von E-Mails in die Cloud
einige Funktionseinschränkungen mit sich, und es steht lediglich
eine Android-App zur Verfügung, die ausschließlich die
Datenverwaltung ermöglicht – was die Intensivierung der Nutzung
zusätzlich erschwert.
Mit dem Ende der Pandemie ist eine zunehmende Ablehnung von Videomeetings zu beobachten. Viele Mitarbeitende, insbesondere Ältere, stehen Technik skeptisch gegenüber. Diese Skepsis wird durch den Einsatz veralteter Endgeräte noch verstärkt. Aber auch die jüngeren Mitarbeitenden zeigen oft eine unzureichende Technik-Kompetenz, was darauf hindeutet, dass hier Schulungsbedarf besteht. Durch gezielte Schulungsmaßnahmen könnten die Mitarbeitenden in die Lage versetzt werden, die vorhandenen Tools effektiver zu nutzen. Dadurch könnten Effizienz und Produktivität im Unternehmen deutlich gesteigert werden.