Reflexion zur digitalen Kollaboration und Identifikation von Optimierungspotenzialen
Die digitale Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens lässt sich derzeit differenziert bewerten. Es gibt ein Spannungsfeld, das sich erstreckt vom Festhalten an lokalen Ordnern, Appellen zur Nutzung der zur Verfügung stehenden Anwendungen der Office 365-Familie bis hin zu cross-funktionalen Teams, die ausschließlich mit den zur Verfügung stehenden digitalen, kollaborativen Tools arbeiten.
In der Abteilung, in der ich arbeite, wird gerade der Umzug aller Dateien vom lokalen Server in eine Cloud vorbereitet. Der erste Schritt, das Gestalten einer gemeinsamen Ordnerstruktur, fordert bereits zum Umdenken auf. Bislang verfügen die einzelnen Teams über separate Ordner auf dem lokalen Server, deren Struktur an den jeweiligen internen Logiken ausgerichtet ist. Mit dem Umzug kommt nun der Gedanke auf, mit Teamübergreifenden Ordnern Synergien zu schaffen. Darüber hinaus sollen vorrangig solche Dokumente in die Cloud migriert werden, an denen tatsächlich gemeinsam gearbeitet wird. Erste Analysen legen nahe, dass ein Großteil der derzeit auf dem Server gespeicherten Dateien archiviert werden können.
In meinen Teams arbeiten wir sowohl auf dem lokalen Server als auch in der Cloud. Für Dokumente, die gemeinsam bearbeitet werden, wird in den Teams bereits die Cloud genutzt. Momentan betrifft dies vornehmlich Dokumente, bei denen der Mehrwert offensichtlich ist. Sicherlich ließen sich hier weitere Dokumente finden, deren Bearbeitung optimaler verliefe, würden wir sie teilen.
Für die zukünftige Zusammenarbeit planen wir, gemeinsame Aufgaben im Planer abzubilden. Der Planer soll hier als Kanban-Board genutzt werden. Das Pilotprojekt wird die Gestaltung des Bildungsprogramms 2026 sein. Damit einhergeht, dass die hierfür relevanten Dokumente in die Cloud umziehen müssen. Wir werden also noch vor dem Umzug der gesamten Abteilung in die Cloud eine Interimslösung entwickeln müssen. Ich hoffe, dass die Vorteile des digitalen, kollaborativen Arbeitens so deutlich werden, dass das Team eigene Ideen zur Ausweitung entwickelt. Diesen Prozess werde ich aktiv moderieren und durch gezielte Impulse unterstützen.
Im Zuge dieser Reflexion habe ich in beiden Teams ein OneNote-Notizbuch eingeführt. Dieses soll für gemeinsame Notizen und auch als Wiki genutzt werden. Das Ziel ist, mehr Transparenz herzustellen und den Mitarbeitenden Informationen zu geben, um Entscheidungen anhand dessen selbst treffen zu können.
Darüber hinaus habe ich mir vorgenommen, Microsoft To-Do wieder verstärkt in meinen Arbeitsalltag zu integrieren. Neben der guten Übersicht des Tools bietet es den Vorteil, dass einzelne Aufgabenbereiche geteilt werden können. Dies ermöglicht meiner Kollegin direkte Einblicke in meine Arbeit und verbessert unsere Zusammenarbeit.