Reflexion zur digitalen Kollaboration in der Abteilung Organisation 😁
In unserer Abteilung Organisation sind wir täglich darauf angewiesen, effizient zusammenzuarbeiten, Prozesse zu optimieren und Informationen schnell auszutauschen. In den letzten Monaten habe ich gemerkt, wie stark digitale Tools unsere Arbeit erleichtern können – wenn sie richtig eingesetzt werden. Besonders Microsoft Teams, Asana, SharePoint und Kanban-Boards haben uns geholfen, transparenter und strukturierter zu arbeiten. Aber ich habe auch festgestellt, dass es einige Herausforderungen gibt, die wir noch verbessern können.
Meine Erfahrungen mit digitaler Kollaboration
Ich persönlich arbeite viel mit Microsoft Teams. Dort laufen unsere täglichen Absprachen, und es ist praktisch, dass wir direkt in Chats Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten können. Trotzdem passiert es immer wieder, dass Dokumente an verschiedenen Stellen gespeichert werden – einige in Teams, andere auf dem eigenen Rechner oder sogar noch per E-Mail. Ich habe schon oft erlebt, dass jemand nach einer Datei gesucht hat, die eigentlich in SharePoint liegen sollte. Hier gibt es definitiv noch Potenzial, unsere Ablagen konsequenter zu nutzen.
Ein weiteres wichtiges Tool für mich ist Asana. Gerade bei größeren Aufgaben finde ich es hilfreich, meine To-Dos in Asana zu verwalten und dort Fristen im Blick zu behalten. Für unser letztes Firmen-Event haben wir Asana intensiv genutzt, um alles zu organisieren – von der Location-Buchung bis zur Teilnehmerliste. Ich fand es super, dass wir dort genau sehen konnten, wer wofür verantwortlich ist. Allerdings ist mir aufgefallen, dass nicht alle im Team ihre Aufgaben aktualisiert haben. Dadurch kam es öfter zu unnötigen Nachfragen wie „Ist das jetzt schon erledigt?“ oder „Wer kümmert sich darum?“. Hier könnten regelmäßige Erinnerungen oder eine kurze Schulung helfen, damit alle Asana konsequenter nutzen.
Eine interessante Erfahrung habe ich auch mit Kanban-Boards gemacht. Wir wollten eigentlich Jira ausprobieren, haben uns dann aber für Kanban-Boards in Asana entschieden. Ich fand es richtig hilfreich, Aufgaben dort in den Kategorien „To-Do“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu sehen. Gerade bei komplexeren Projekten war es eine gute Möglichkeit, den Überblick zu behalten. Aber auch hier gab es ein Problem: Manche Aufgaben blieben einfach wochenlang im „In Bearbeitung“-Bereich hängen, weil niemand sie aktualisiert hat. Das hat manchmal zu falschen Annahmen geführt – ich dachte zum Beispiel, dass eine Aufgabe noch nicht erledigt ist, dabei war sie längst abgeschlossen. Eine kurze wöchentliche Abstimmung könnte helfen, das Board immer aktuell zu halten.
Verbesserungsvorschläge
Aus meinen Erfahrungen der letzten Monate sehe ich einige konkrete Punkte, die unsere digitale Zusammenarbeit noch effizienter machen könnten:
SharePoint konsequent nutzen – Alle wichtigen Dokumente gehören dort hin, nicht in persönliche Ablagen oder E-Mails. Vielleicht wäre eine kleine Schulung oder ein gemeinsames Aufräumen unserer Ablage eine gute Idee.
Asana-Aufgaben regelmäßig aktualisieren – Damit wir uns unnötige Nachfragen sparen, könnte eine automatische Erinnerung helfen, Aufgaben als „erledigt“ zu markieren oder zu aktualisieren.
Kanban-Boards aktiv pflegen – Eine kurze wöchentliche Abstimmung könnte sicherstellen, dass alle Aufgaben den richtigen Status haben.
Meetings weiter optimieren – Wir haben in den letzten Monaten einige Meetings durch schriftliche Updates in Teams ersetzt, was ich sehr hilfreich finde. Vielleicht können wir das noch ausbauen und klare Regeln festlegen, wann ein Meeting wirklich notwendig ist.
Fazit
Ich habe gemerkt, dass digitale Kollaboration uns im Team enorm hilft – aber nur, wenn wir die Tools auch richtig nutzen. Es reicht nicht, sie einfach einzuführen, sondern wir müssen sie auch aktiv pflegen. Besonders bei SharePoint, Asana und unseren Kanban-Boards sehe ich noch Verbesserungspotenzial. Mit ein paar kleinen Anpassungen könnten wir unsere Abläufe noch effizienter machen und uns einiges an Zeit und Nachfragen sparen.