Wenn ich auf unsere Meeting-Kultur schaue, sehe ich einige klare Herausforderungen, die uns Zeit und Effizienz kosten. Meetings sind wichtig, keine Frage – aber ich habe das Gefühl, dass wir an einigen Stellen noch viel Potenzial haben, um sie gezielter und produktiver zu gestalten. 😀
1. Wir haben keine Gesamtübersicht über unsere Meetings
Eines der größten Probleme ist, dass wir keinen klaren Überblick darüber haben, welche Meetings es eigentlich gibt, wer daran teilnimmt und wie viel Zeit wir insgesamt in Besprechungen verbringen. Jeder kennt die Meetings, an denen er regelmäßig teilnimmt, aber eine richtige Meeting-Landkarte fehlt. Das macht es schwierig, Prioritäten zu setzen und herauszufinden, wo wir eventuell Meetings zusammenlegen, kürzen oder effizienter gestalten könnten.
--> Ich denke, es wäre sinnvoll, einmal alle bestehenden Meetings zu erfassen – mit Zweck, Teilnehmern und Zeitaufwand. So könnten wir klarer sehen, welche Meetings tatsächlich nötig sind und wo wir optimieren können.
2. Unsere Meetings dauern oft länger als geplant
Ob Daily Stand-ups, Führungsrunden oder Projekt-Reviews – die Zeitvorgaben halten wir selten ein. Besonders das Projekt-Review-Meeting ist ein echter Zeitfresser. Eigentlich sind 90 Minuten angesetzt, aber am Ende dauert es immer länger, weil wir uns in Diskussionen verlieren. Und bei den Stand-ups, die ja eigentlich auf 15 Minuten begrenzt sind, reicht die Zeit oft nicht aus, weil wir zu tief in einzelne Themen eintauchen.
--> Ich denke, wir könnten das besser steuern, indem wir uns konsequent an Timeboxing halten und Diskussionen, die mehr Zeit brauchen, in separate Meetings oder schriftliche Abstimmungen auslagern.
3. Unklare Rollen, besonders bei den Vorstands-Updates
Die monatlichen Vorstands-Updates sind spannend, aber oft weiß ich nicht genau, was konkret von mir oder meinem Team erwartet wird. Manchmal fehlt mir der klare Bezug dazu, welchen Beitrag ich leisten soll. Das führt dazu, dass ich nicht immer das Gefühl habe, den größtmöglichen Mehrwert einzubringen.
--> Hier wäre es hilfreich, im Vorfeld klarer zu kommunizieren, wer welche Themen vorbereitet und welchen Fokus das Meeting hat. Vielleicht könnten wir eine Art Leitfaden erstellen, damit sich alle gezielter vorbereiten können.
4. Operative und strategische Themen verschwimmen
Mir fällt auf, dass wir in unseren Führungs- und Team-Meetings oft von strategischen Fragen in operative Details abrutschen. Wir diskutieren lange über tagesaktuelle Probleme, anstatt die größeren, langfristigen Themen zu priorisieren. Dadurch verlieren wir manchmal den Fokus und vertagen wichtige strategische Entscheidungen.
--> Ich fände es sinnvoll, Meetings klarer zu trennen: Operative Themen könnten in kurzen, gezielten Abstimmungen oder asynchronen Updates behandelt werden, während die strategischen Meetings wirklich den langfristigen Themen gewidmet sind.
5. Wir haben keine Retrospektiven – aber wir brauchen sie dringend
Was mir wirklich fehlt, ist eine regelmäßige Reflexion darüber, wie wir arbeiten – und ob unsere Meetings überhaupt noch sinnvoll sind. Wir setzen einfach fort, was wir immer gemacht haben, aber es gibt keinen Moment, in dem wir bewusst hinterfragen, ob sich unsere Abläufe verbessern lassen.
--> Retrospektiven könnten uns helfen, nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern auch unsere Meeting-Kultur aktiv weiterzuentwickeln. Ich könnte mir vorstellen, dass wir sie einmal im Monat einführen, um regelmäßig zu reflektieren: Welche Meetings bringen uns wirklich weiter? Wo vergeuden wir Zeit? Was sollten wir ändern?
6. Wir machen keinen Health Check – aber wir sollten es tun
Neben den Retrospektiven fehlt mir auch ein regelmäßiger Health Check für unser Team und unsere Meetings. Wir gehen oft davon aus, dass alles läuft, aber haben wir wirklich einen objektiven Blick darauf? Gibt es Themen, die das Team belasten, die aber in keinem Meeting angesprochen werden?
--> Ein regelmäßiger Health Check, bei dem wir bewusst reflektieren, wie es uns als Team geht und wie effektiv unsere Meetings sind, könnte wertvolle Erkenntnisse liefern. Das müsste kein großes Format sein – vielleicht ein kurzer monatlicher Puls-Check, bei dem anonymes Feedback gesammelt wird. So könnten wir frühzeitig erkennen, wo es Optimierungsbedarf gibt.
7. Ein einziges Abteilungsevent pro Jahr ist zu wenig
Ich merke, dass der persönliche Austausch außerhalb der regulären Meetings oft zu kurz kommt. Das Abteilungsevent einmal im Jahr ist zwar eine gute Gelegenheit, um sich besser kennenzulernen und neue Ideen zu generieren, aber ich finde, das reicht nicht. Gerade für den Teamzusammenhalt und die informelle Abstimmung wäre es hilfreich, sich häufiger auch abseits der klassischen Meetings auszutauschen.
--> Vielleicht könnten wir öfter kleinere, lockere Events einbauen – sei es ein gemeinsames Mittagessen, ein kurzer Team-Rückblick am Monatsende oder ein Workshop in lockerer Atmosphäre. Das würde uns helfen, als Team noch besser zusammenzuarbeiten.
Mein Fazit 😁
Ich glaube, dass wir eine gute Meeting-Struktur haben, aber wir könnten unsere Zeit deutlich effizienter nutzen. Eine Gesamtübersicht über unsere Meetings, regelmäßige Retrospektiven, ein strukturierter Health Check, kürzere und fokussiertere Besprechungen sowie mehr Raum für informellen Austausch wären aus meiner Sicht die wichtigsten Stellschrauben. Wenn wir das in Angriff nehmen, könnten wir Meetings nicht nur produktiver, sondern auch angenehmer gestalten.
ACM_M 2.3_1.April - Miro // Falls das jemand nicht so gut lesen kann, hier der Link.