Eine Meetinglandkarte bietet einen strukturierten Überblick über alle regelmäßig stattfindenden Besprechungen innerhalb einer Organisation oder eines Teams. Sie veranschaulicht die Art der Meetings, deren zeitliche Planung, die Teilnehmerkreise, die jeweiligen Zielsetzungen und gegebenenfalls deren gegenseitige Verknüpfungen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Redundanzen zu vermeiden und die Effektivität der Meetings zu gewährleisten.
Im Rahmen der Gestaltung der oben dargestellten Meetinglandkarte sind mir folgende Aspekte bewusst geworden:
- Verknüpfung von Meetings: Ich habe die Verknüpfungen zwischen den Meetings nicht berücksichtigt, da solche Verbindungen kaum existieren. Dies nehme ich zum Anlass, gemeinsam mit den anderen Teamleitungen zu erörtern, wie die Meetingstruktur optimiert und sinnvolle Verknüpfungen geschaffen werden können.
- Vermischung von Informationsvermittlung und Teambuilding: In einigen Besprechungen werden informative Inhalte mit Teambuilding-Maßnahmen kombiniert. Zukünftig werde ich diese Elemente trennen und damit beginnen, wöchentlich ein informelles gemeinsames Mittagessen für Teambuilding-Aktivitäten einplanen. Weitere Aktivitäten sollen folgen.
- Zeitlicher Aufwand für standortübergreifende Sitzungen: Der erhebliche Aufwand, der dreimal jährlich für die Zusammenführung der Abteilung an den drei unterschiedlichen Standorten betrieben wird, überrascht mich. Es gilt zu evaluieren, ob das Kosten-Nutzen-Verhältnis angemessen ist oder ob konkrete Teambuilding-Maßnahmen kosteneffizienter und zeitgleich effektiver sein könnten.
- Nutzung elektronischer Geräte während Online-Sitzungen: Ich gestehe ein, dass ich während Online-Meetings gelegentlich mein Handy nutze oder in thematisch für mich weniger relevanten Sitzungen organisatorische Aufgaben erledige. Da es mich wiederum sehr stört, wenn Teammitglieder während unserer Besprechungen E-Mails bearbeiten, werde ich mein eigenes Verhalten diesbezüglich überdenken.
- Nachhaltigkeit von "Lessons Learned"-Sitzungen: Nach bedeutenden Meilensteinen, wie der Veröffentlichung neuer Angebote oder der Gestaltung des Jahresprogramms, organisiere ich "Lessons Learned"-Sitzungen. Diese sind zwar inspirierend, jedoch nicht nachhaltig, da die erarbeiteten Informationen zu Beginn der nächsten Planungsphase oft nicht mehr präsent sind.
- Zukünftig werde ich in unserem monatlich in Präsenz stattfindendes Teammeeting der Tagesseminare und Zertifikatslehrgänge die OKRs in den Mittelpunkt stellen.
- In blau dargestellt habe ich die beiden monatlichen Retros für die beiden Teams, die ich leite. Als Führungskraft werde ich an diesen jedoch nicht teilnehmen.