Meeting Landkarte Jonas

Meeting Landkarte Jonas

von Jonas Korn -
Anzahl Antworten: 2
Nutzerbild von Gruppenchat ACM Start: 28.01.25

Meeting-Landkarte:

 Täglich:

-        Keine

 Wöchentlich:

 

Meeting-Name:

Team-Direktionsbesprechung

Zielsetzung:

Vernetzung und Abstimmung der Kolleg:innen aus dem Bereich der Direktion

Ort, Dauer, Online?

Büro Direktorin, 1h, Präsenz

Teilnehmende:

Direktorin, Direktionsreferent, Direktionsassistenz, KL, IT-Koordinatorin, Justiziar, Projektleitung D³, Pressesprecher

Ressourcen:

Keine

 

Meeting-Name:

Projekt-Team-Meeting

Zielsetzung:

Operative Abstimmung und Beratung des Projektes

Ort, Dauer, Online?

R101, 2,5h, Präsenz

Teilnehmende:

Leitung, Dir. Ref., Sachb.

Ressourcen:

keine

 

Meeting-Name:

JF Projekt-Mitarbeiterin

Zielsetzung:

Befriedung und Abstimmung

Ort, Dauer, Online?

Online, 30min

Teilnehmende:

Projektleitung, Projektmitarbeiterin

Ressourcen:

keine

 

Monatlich:

 

Meeting-Name:

Diakonie³-Steuerungsgruppe

Zielsetzung:

Begleitung und Gestaltung des Projektes

Ort, Dauer, Online?

Wechseln, 2h, Präsenz ggfs. hybrid

Teilnehmende:

Etwa 8 Personen

Ressourcen:

3h Vorbereitung + 2h Nachbereitung

 

Meeting-Name:

Treffen des FNKW

Zielsetzung:

Kollegialer Austausch und Input

Ort, Dauer, Online?

Wechselt, 3h, Präsenz

Teilnehmende:

Etwa 10 FüK

Ressourcen:

3h Vorbereitung, 1h Nachbereitung

 

Meeting-Name:

DWBO-Montagsrunde

Zielsetzung:

Interne Kommunikation und Vernetzung

Ort, Dauer, Online?

Online, 1h

Teilnehmende:

Alle MA eingeladen, 50 dabei

Ressourcen:

Ständige Begleitung, Themen sammeln

 

Quartal:

…

 

Reflexion und Verbesserungspozenzial:

Ich bin mit den wöchentlichen und monatlichen Meetings soweit zufrieden. Es gibt wesentliche Überschneidungen, die etwas ungünstig sind und manche Termine regelmäßig ausfallen lassen. Das ist aber ok. 2 monatliche Termine bedeuten erheblichen Aufwand und nur eines der beiden zahlt das durch inspirierende Zusammentreffen zurück. Das andere Meeting ist aber strukturell notwendig und dient der Ordnung und Befriedung und erfüllt damit auch seinen Zweck. Zur Befriedung gibt es auch einen wöchentlichen JF von 30min, der auch gleichzeitig ein Vorbeugen von Missverständnissen und Betroffenheit ist.

Ich könnte mir auch ein Daily-Standup vorstellen, aber dafür fehlen mir leider die Kolleg:innen. Vielleicht könnte ich das probehalber mit Kolleg:innen aus anderen Arbeitsbereichen testen, aber da fehlt der inhaltliche Zusammenhang.

Als Antwort auf Jonas Korn

Re: Meeting Landkarte Jonas

von Uwe Poltoranin -
Nutzerbild von Gruppenchat ACM Start: 28.01.25
Positiv-Beobachtungen
Du hast eine klare Struktur in deiner Meeting-Landschaft etabliert und kennst den Zweck jedes einzelnen Formats sehr gut. Besonders gut gefällt mir, dass du:

Die Vor- und Nachbereitungszeiten realistisch einschätzt
Zwischen strukturell notwendigen und inspirierenden Meetings unterscheidest
Den Wert von Befriedungsterminen erkennst
Hybrid-Optionen anbietest, wo es sinnvoll ist
Verbesserungsvorschläge
Zum Wunsch nach einem Daily Standup
Du könntest statt eines klassischen Daily Standups ein "Peer-Standup" mit 2-3 Kollegen aus verwandten Arbeitsbereichen testen. Auch wenn der direkte inhaltliche Zusammenhang fehlt, könnte der methodische Austausch wertvoll sein.
Zur Ressourcenplanung
Bei vielen deiner Meetings steht "keine Ressourcen" - überlege, ob eine minimale Struktur (z.B. eine einfache digitale Agenda) den Meetings mehr Fokus geben könnte.
Zur Terminüberschneidung
Du akzeptierst die Überschneidungen als gegeben. Hier könntest du proaktiver werden und eine Neuordnung der Zeiten anstoßen, besonders bei den wichtigeren Formaten.
Stärken deines Ansatzes
Du hast eine gesunde Einstellung zu Meetings als Arbeitsinstrument
Deine Reflexion zeigt, dass du den Nutzen jedes Formats kritisch hinterfragst
Du erkennst den Wert von Beziehungspflege in Meetings an
Abschließender Tipp
Überlege dir für die aufwändigen monatlichen Termine, ob du durch bessere Vorbereitung (z.B. vorab verteilte Agenda, Zeitboxing für Themen) die Nach- und Vorbereitungszeit reduzieren kannst, ohne an Qualität einzubüßen.

Insgesamt machst du das schon sehr gut - deine Meeting-Struktur ist durchdacht und zweckorientiert. Bleib dran an deiner Idee mit dem Daily Format, vielleicht ergibt sich da noch eine kreative Lösung!