Herausforderung im Arbeitsalltag:
Als Bereichsleitung für die Kindertageseinrichtungen der LebensFreude gGmbH bin ich regelmäßig mit der Aufgabe betraut, Informationen zu aktuellen Fortbildungsangeboten sowie wichtige Inhalte aus Leitungskonferenzen in Form von Sitzungsprotokollen an die Kitaleitungen weiterzugeben. Diese Kommunikation erfolgt überwiegend per E-Mail und ist zeitaufwendig, da Inhalte individuell formuliert, dokumentiert und versendet werden müssen. Auch die Nachverfolgung, ob Informationen gelesen wurden oder Rückmeldungen vorliegen, bindet zusätzliche Ressourcen.
Gerade bei der Vielzahl an Einrichtungen (über 10 Standorte) und dem Anspruch, individuelle Bedarfe zu berücksichtigen, stellt dies eine wiederkehrende, administrative Herausforderung dar, die mich wöchentlich mehrere Stunden kostet. Dabei handelt es sich um eine Aufgabe mit hohem Wiederholungsgrad, die sich gut für eine teilautomatisierte Lösung eignet.
Effizienzpotenzial durch KI:
Ein KI-gestütztes Tool könnte die Erstellung und den Versand dieser E-Mails erheblich effizienter gestalten. Die Idee besteht darin, ein System einzurichten, das automatisiert:
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Fortbildungsangebote aus einer gepflegten Datenquelle (z. B. Excel-Tabelle, Datenbank) in eine standardisierte, aber personalisierte E-Mail-Vorlage überträgt,
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Sitzungsergebnisse aus einem Protokolldokument zusammenfasst und in eine versandfertige Mail einfügt,
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den E-Mail-Versand an vordefinierte Verteiler durchführt und Lesebestätigungen verfolgt.
Getestete KI-Tools und Erfahrungen:
Ich habe zwei verschiedene Tools getestet: MailMaestro und Microsoft Copilot (in Outlook und Word).
Mit MailMaestro ließ sich ein Word-Protokoll automatisch zusammenfassen und in eine höflich formulierte E-Mail umwandeln. Auch die Integration von Fortbildungsangeboten aus einer Excel-Tabelle funktionierte gut. Die personalisierte Tonalität war ein echter Mehrwert. Schwächen zeigten sich bei der Formatierung von Tabellen und gelegentlich beim Kontextverständnis, etwa bei Abkürzungen.
Microsoft Copilot überzeugte hingegen durch seine tiefe Integration in bereits genutzte Programme wie Outlook, Word und Excel. In Word konnte ich per Prompteingabe ein Sitzungsprotokoll automatisch gliedern und zusammenfassen lassen. In Outlook generierte Copilot aus Stichpunkten eine versandfertige E-Mail – inklusive Betreffvorschlag und korrektem Tonfall. In Excel identifizierte Copilot relevante Fortbildungsangebote und schlug Formulierungen für die E-Mail-Kommunikation vor. Die Bedienung war intuitiv, und da ich ohnehin im Microsoft-365-Ökosystem arbeite, entfiel zusätzlicher Schulungsaufwand.
Reflexion und Weiterempfehlung:
Beide Tools halfen mir, meine Arbeit deutlich effizienter zu gestalten. Copilot punktet besonders durch nahtlose Einbettung in bestehende Prozesse, was ihn im Alltag praktikabler macht. Allerdings ist Copilot kostenpflichtig und setzt eine aktuelle Microsoft-365-Lizenz voraus. MailMaestro bietet mehr Vorlagen und sprachliche Feinjustierung, eignet sich aber eher für spezialisierte Kommunikationsaufgaben.
Insgesamt würde ich den Einsatz solcher KI-Tools klar empfehlen – vorausgesetzt, datenschutzrechtliche Aspekte werden berücksichtigt und der Einsatz wird offen im Team kommuniziert. Die Zeitersparnis und die Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben wie E-Mail-Kommunikation, Protokollaufbereitung und Terminabstimmung sind spürbar.
Fazit:
Der gezielte Einsatz von KI – insbesondere über Microsoft Copilot – kann die administrative Effizienz im Leitungskontext sozialer Einrichtungen deutlich verbessern. Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse schafft Raum für inhaltliche Führungsarbeit und trägt damit zur Qualitätsentwicklung in den Kitas bei.