KI-gestütztes Aufgabenmanagement im Kleinunternehmen – Trello vs. Asana im Praxistest
In meinem Kleinunternehmen für Sport- und Freizeitartikel im stationären Einzelhandel bin ich als Inhaber für sämtliche operativen Aufgaben selbst verantwortlich – von der Kundenberatung über die Angebots- und Rechnungserstellung bis hin zu Social Media, Terminplanung und Artikelverwaltung. Vor dem Hintergrund meiner beruflichen Neuorientierung und begrenzter Ressourcen habe ich mich im Rahmen dieser Aufgabe mit der Frage beschäftigt, wie KI-gestützte Tools mir helfen könnten, den Überblick über Aufgaben zu verbessern, Prozesse effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.
Ziel meines Tests war es, zwei bekannte Tools für das Aufgabenmanagement – Trello und Asana – hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihrer Effizienz im Alltag und insbesondere ihrer KI-Funktionalitäten zu vergleichen. Beide Tools habe ich in ihren kostenlosen (Probe-)Versionen getestet und darin jeweils ein kleines Projekt mit sieben typischen Aufgaben aus meinem Geschäftsalltag angelegt: Artikelpflege, Social-Media-Planung, Angebotsvorbereitung, Rechnungserstellung, Kundenkommunikation, Öffnungszeiten-Update und Werkstatttermine.
Trello: Einfach, übersichtlich, gut anpassbarTrello überzeugte mich auf Anhieb durch die intuitive Bedienung. Die Benutzeroberfläche ist freundlich gestaltet und erlaubt eine schnelle Orientierung – ein echter Pluspunkt für Einsteiger. Besonders hilfreich finde ich die Möglichkeit, Checklisten direkt in Aufgabenkarten einzubinden, was mir bei der Strukturierung wiederkehrender Aufgaben sehr entgegenkommt. Auch die Integration mit anderen Tools wie z. B. Kalendern, E-Mail oder Slack über sogenannte Power-Ups ist nahtlos möglich, ebenso der mobile Zugriff, was in meinem bewegungsreichen Arbeitsalltag wichtig ist.
Was Trello allerdings etwas fehlt, sind fortgeschrittene Funktionen für umfangreicheres Projektmanagement sowie differenzierte Berichtsoptionen. Die KI-Funktionen – wie z. B. automatisierte Vorschläge oder intelligente Priorisierungen – sind in der Basisversion nicht sehr stark ausgeprägt, lassen sich aber über Erweiterungen teils nachrüsten.
Asana zeigte sich im Test als das leistungsstärkere, aber auch komplexere Tool. Es bietet deutlich mehr Anpassungsoptionen, etwa durch die Möglichkeit, Aufgaben direkt mithilfe von KI erstellen zu lassen – man kann Texte oder Dateien hochladen und dann per Prompt eine präzise Aufgabenbeschreibung erzeugen lassen. Auch Unteraufgaben und Abhängigkeiten lassen sich sehr detailliert abbilden.
Allerdings hatte ich persönlich bei Asana mehr Mühe mit dem Einstieg. Die Benutzeroberfläche wirkt etwas überladen, und viele Funktionen sind erst nach Einarbeitung wirklich verständlich. Für Einzelanwender oder kleinere Teams kann das abschreckend sein. Auch bei der Zuweisung von Aufgaben sind die Möglichkeiten in der kostenfreien Version begrenzt, was für Solo-Selbstständige wie mich allerdings weniger ins Gewicht fällt.
Beide Tools haben ihre Stärken, und beide können mit KI-Funktionalitäten dazu beitragen, das Aufgabenmanagement effizienter zu gestalten. Für meinen konkreten Anwendungsfall – ein Ein-Personen-Unternehmen mit begrenzten technischen Ressourcen – ist Trello jedoch die bessere Wahl. Es ist einfach zu bedienen, visuell ansprechend, flexibel erweiterbar und bietet bereits in der kostenlosen Version einen echten Mehrwert für die tägliche Organisation. Die KI-Unterstützung ist zwar noch nicht voll ausgereift, aber für grundlegende Automatisierungen und Strukturhilfen absolut ausreichend.
Asana hingegen würde ich eher größeren Teams oder Projektgruppen empfehlen, die von der komplexen Aufgabenstrukturierung und integrierten KI-Unterstützung profitieren können – vorausgesetzt, sie bringen die nötige Einarbeitungszeit und digitale Infrastruktur mit.
Gerade für Solo-Selbstständige wie mich, die zwischen Kundenkontakt, Werkstatt und Schreibtischarbeit pendeln, ist es entscheidend, dass ein Tool nicht nur viel kann, sondern schnell, zuverlässig und ohne Hürden einsatzbereit ist. In diesem Sinne sehe ich den Einsatz von Trello mit punktueller KI-Unterstützung als einen sehr realistischen und wertvollen ersten Schritt in Richtung effizienteres Arbeiten mit KI im Büroalltag.