Trello vs. Asana – Mein persönlicher Vergleich zweier KI-Tools fürs Projektmanagement
Für diese Vertiefungsaufgabe habe ich mir die Zeit genommen, die beiden Tools Trello und Asana zu testen. Beide versprechen im Bereich Projekt- und Aufgabenmanagement, Prozesse mit Unterstützung von Automatisierung und künstlicher Intelligenz zu vereinfachen. Doch wie sieht das in der Praxis wirklich aus?
1. Benutzerfreundlichkeit – Mein erster Eindruck
Asana
Asana hat mich von Anfang an überzeugt. Die Benutzeroberfläche ist modern, übersichtlich und sehr visuell strukturiert. Ich konnte zwischen verschiedenen Ansichten wählen – etwa Listenansicht, Zeitleiste, Kanban oder Kalender. Aufgaben ließen sich intuitiv anlegen, delegieren, kommentieren und verschieben. Besonders angenehm: Einzelne Projektschritte konnten direkt an andere Teammitglieder übergeben werden – mit Verlauf, Fälligkeit und allem, was dazugehört.
Ich musste mich zwar etwas einarbeiten, aber die Logik hinter dem Aufbau war schnell verstanden. Die Struktur von Asana hat mir geholfen, den Überblick zu behalten und motiviert, damit zu arbeiten.
Trello
Mit Trello hatte ich anfangs technische Probleme. Beim Erstellen eines neuen Projekts ist mir das System gleich zu Beginn hängen geblieben – kein optimaler Start. Später funktionierte es besser, ich konnte einfache Aufgaben auf Kartenbasis anlegen und verschieben. Das System ist grundsätzlich schnell verständlich, aber mir persönlich fehlte die klare Struktur. Das Board wirkte schnell überladen und unübersichtlich – besonders, wenn es über eine reine To-do-Liste hinausgehen sollte.
Für meinen Geschmack war die Benutzerführung weniger intuitiv, und ehrlich gesagt: Der Spaß bei der Nutzung blieb im ersten Moment aus.
2. Effizienzsteigerung durch KI und Automatisierung
Asana
Während meiner Testphase hatte ich das Gefühl, dass Asana vor allem durch seine Struktur und Prozessführung effizient macht. Ich konnte Workflows sauber abbilden, Fristen setzen, Aufgaben automatisieren – das war schon stark.
Die KI-Funktionen, die Asana bietet (Asana Intelligence), sind vor allem in der kostenpflichtigen Version interessant. Dort soll die KI unter anderem dabei folgenden Dingen helfen:
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Aufgaben automatisch zu priorisieren,
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Prozesse zu optimieren,
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Aufgabenbeschreibungen zusammenzufassen,
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oder neue Aufgaben aus E-Mails zu generieren.
In der kostenlosen Testversion war davon nur wenig spürbar, aber das Potenzial ist eindeutig vorhanden.
Trello
Trello bietet mit dem „Buttler“ eine einfache Automatisierung. Ich konnte Regeln festlegen, etwa dass Karten automatisch verschoben werden, wenn ein bestimmtes Feld gesetzt wird oder dass Checklisten automatisch erstellt werden. Das funktioniert gut – ist aber keine echte KI. Eher eine Wenn-Dann-Logik, die für einfache Aufgaben ausreicht, aber nicht mit dem Umfang von Asana mithalten kann.
3. Integration und technische Umsetzung
Asana
Asana soll sich problemlos mit Tools wie Microsoft Teams, Zoom, Google Workspace oder Slack verbinden lassen. Wenn die tägliche Arbeit so stabil läuft wie in meinem Test, dann ist dies wie gemacht für den Arbeitsalltag in einem agilen Team welches Mitgliederübergreifend an gemeinsam an Projekten arbeitet.
Trello
Auch Trello bietet Integrationen, allerdings häufig über sogenannte „Power-Ups“. Viele davon sind kostenpflichtig oder müssen einzeln aktiviert werden. Das fühlt sich umständlicher an – und ehrlich gesagt weniger flexibel. Außerdem bleibt das System bei wachsender Projektgröße schwer überschaubar.
5. Mein persönliches Fazit
Nach meinem Test ziehe ich folgendes Resümee:
Asana ist für mich das deutlich stärkere Tool – besonders für größere Projekte, Teamarbeit und strukturierte Prozesse. Es bietet eine Vielzahl an Ansichten, klare Visualisierungen, gute Delegierbarkeit und solide KI-Funktionen (in der Premium-Version). Auch die technischen Voraussetzungen stimmen: stabil, integrationsfreundlich, zukunftsorientiert.
Trello ist sicher geeignet für sehr einfache Aufgaben oder kleine Teams, die eine simple To-do-Übersicht brauchen. Aber sobald es komplexer wird, stößt das System für mich an seine Grenzen, bzw. offenbart mir seine Möglichkeiten nicht auf dem ersten Blick – funktional, visuell und organisatorisch.
Meine Empfehlung
Wenn du ein Tool suchst, das sich gut in professionelle Arbeitsprozesse einfügt, klare Strukturen bietet und bei Bedarf KI-Funktionen nachrüstet, dann ist Asana definitiv die richtige Wahl. Willst du hingegen einfach und ohne viel Aufwand ein paar Aufgaben notieren und verschieben, reicht Trello aus – aber auf Dauer wirst du damit wahrscheinlich nicht glücklich, wenn dein Anspruch wächst.
Für unser Unternehmen heruntergebrochen, sind die beiden Tools zu kostspielig und würden zu wenig effektiv zum Einsatz kommen. Hier bilden Microsoft und Google Produkte zur Aufgabenverteilung und ChatGPT Möglichkeiten, unsere wenigen bereichsübergreifenden Projekte (aktuell eine Veranstaltungsplanung für ein Großevent) gut abzubilden.