Im Unternehmen, in dem ich aktuell tätig bin, fällt als wiederkehrende Aufgabe in der Abteilung Kommunikation / Marketing die Erstellung eines Newsletter-Redaktionsplans an. Im Team arbeiten in unterschiedlichen Abschnitten bis zu vier Mitarbeitende am Projekt - Themenfindung, Text- und Bilderstellung, finale Freigabe, Versand. Für die Durchführung dieser Aufgabe habe ich die beiden Tools TRELLO und ASANA getestet. Mit beiden Tools habe ich bisher noch nicht gearbeitet.
Bei beiden Tools ist der Anmeldeprozess einfach und es gibt kostenlose Testversionen. Den Einstieg erleichtern vor eingestellte Abläufe. Bei TRELLO hätte ich für die weitere kostenlose Nutzung der Testversion ein Zahlungsmittel hinterlegen sollen, dies habe ich nicht getan, da mich die Oberfläche und das Tool selbst nicht direkt angesprochen haben.
Anders hingegen ASANA, mit diesem Tool bin ich ins Arbeiten gekommen und habe die Aufgabe NEWSLETTER als meine Aufgabe erstellt. Die unterstützende KI hat mir nach dem Einfügen der ersten To Dos, Vorschläge gemacht, welche weiteren Meilensteine ich noch aufnehmen sollte, so dass die Aufgabenstruktur stringent wurde und jetzt wie folgt aussieht:
Abhängigkeiten
Im nächsten Schritt wurden mir Abhängigkeiten der einzelnen To Dos vorgeschlagen, die ich übernehmen bzw. auch noch weiter ergänzen konnte. Beim Meilenstein >Veröffentlichungstermin< habe ich eine Bedingung als Unteraufgabe ergänzt, so dass der Termin erst gesetzt werden kann, sobald Intern alle über den Inhalt und Versandtermin informiert sind - daher die Sanduhr.
Aufgabenverteilung im Team
Aktuell ist die Aufgabe nur als Test angelegt, so dass ich als Team-Mitglieder nur mich selbst mit unterschiedlichen Mailadressen angelegt habe. Die Aufgaben können gezielt dem / der Verantwortlichen zugeordnet werden. Die Aufgabe kann zusammengefasst und als Link versendet werden.
Weitere Unterstützung durch ASANA AI
Im nächsten Schritt habe ich die integrierte KI, ASANA AI, getestet, um ins Arbeiten zu kommen. In meinem Prompt habe ich die Zielgruppe definiert, die ich ansprechen möchte sowie die Interessen, Erwartungen der Zielgruppe vermerkt. Auf diesen Prompt hin wurden mir Themenvorschläge generiert, die ich als Kommentar zu >Themenfindung< hinzufügen konnte. So konnte ich nach und nach die Aufgabe durcharbeiten und den einzelnen To Dos in Form von Kommentaren, kleine Sprechblase, Inhalte mitgeben. Auch zur Erfolgsmessung wurden wichtige Kriterien definiert. Um den Korrekturprozess zu integrieren habe ich die ASANA KI nach geeigneten Lösungen gefragt, die ich direkt in ASANA einbinden kann. Dafür wurden mir Tools wie grammarly, Language Tool, Duden Mentor und DEEPL Write vorgeschlagen. Da die Newsletter Texte immer in Deutsch geschrieben werden und ich ein kostenloses Tool einsetzen möchte, fällt meine Wahl auf Language Tool. Die KI von ASANA hat direkt eine Anleitung gegeben, wie die Einbindung bei mir im Browser zu erfolgen hat.
Fazit:
ASANA hat mich als Tool für Team-übergreifende Projektaufgaben überzeugt. Die Arbeit mit dem Tool ist selbsterklärend, die integrierte KI-Funktion unterstützt bei Erstellung und Optimierung der Aufgaben. Zusätzlich ermöglicht die Kommentarfunktion, Kommentar hinzufügen, KI generierte Vorschläge direkt in die Aufgabe zu integrieren und so einzelne Aufgabenschritte zu vertiefen und zu verfeinern. Jedes Team-Mitglied hat Zugriff auf den Prozess und sieht die einzelnen Entwicklungsschritte und weitergehende Informationen.
Die integrierte KI-Nutzung benötigt bei manchen Aufgaben etwas länger und zeigt Lösungsvorschläge neben der Textversion zusätzlich als Programmierung an, was mich zuerst etwas verwundert hat.
