KI-gestützte Analyse im Zahlungs- und Finanzcontrolling – ein Praxisversuch mit Julius
In dieser Vertiefungsaufgabe wollte ich untersuchen, wie sich KI-Tools wie Julius konkret im Bereich Controlling und Monitoring einsetzen lassen – und das in einem realitätsnahen Kontext als selbstständiger Unternehmer im Nebengewerbe. Mein Ziel war es, praxisrelevante Fragen zu beantworten: Wie gut funktioniert KI beim Auswerten echter Finanzdaten? Und kann sie mir helfen, fundierte Entscheidungen über Zahlungsanbieter zu treffen – zum Beispiel bei der Auswahl eines Kartenzahlungssystems?
1. Ausgangslage: Kontoauszug als Datenbasis
Ich habe mich bewusst dafür entschieden, nicht mit fiktiven Verkaufszahlen zu arbeiten, sondern mit einem realen Kontoauszug der letzten sechs Monate. Dieser enthielt alle Ein- und Auszahlungen meines Nebengewerbes – darunter auch Zahlungen über SumUp, meinem aktuellen Kartenanbieter.
Der erste Schritt war die Bereinigung und Gliederung der Daten. Dazu habe ich den Kontoauszug als CSV aufbereitet, in Einnahmen und Ausgaben unterteilt und anschließend monatlich gruppiert. Julius half mir dann, den Cashflow pro Monat zu berechnen. So erhielt ich einen ersten Überblick:
| Monat | Einnahmen (€) | Ausgaben (€) | Cashflow (€) |
|---|---|---|---|
| Juli | 6.448,59 | -1.859,02 | +4.589,57 |
| August | 1.148,76 | -387,86 | +760,90 |
| September | 5.949,37 | -4.708,20 | +1.241,17 |
| Oktober | 5.798,53 | -10.242,20 | -4.443,67 |
| November | 94,00 | -791,81 | -697,81 |
2. Einnahmen differenzieren: Woher kommt das Geld?
Im zweiten Schritt wollte ich verstehen, woher genau die Einnahmen stammen. Ich bat Julius darum, alle Zahlungseingänge zu analysieren und zu gruppieren – insbesondere zu unterscheiden zwischen:
-
SumUp (Kartenumsätze)
-
Finanzamt (z. B. Rückerstattungen)
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Sonstige (z. B. private Einzahlungen, Barerlöse)
Julius konnte anhand von Schlüsselbegriffen in den Spalten Name und Verwendungszweck eine grobe Zuordnung vornehmen. Ergebnis: Ein Großteil der Einnahmen entfiel auf SumUp-Zahlungen, also auf Kartentransaktionen meiner Kund*innen. Das war der Auslöser für den dritten Schritt: Lohnt sich SumUp eigentlich noch – oder gibt es günstigere Alternativen?
3. Vergleich von Kartenanbietern – mit realen Konditionen
Ich habe eine Tabelle mit den Gebührenmodellen von 7 Anbietern erstellt – darunter SumUp, Zettle, POSSUM, ready2order, Bezahlexperten, helloCash und myPOS. Die Daten enthielten:
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Einmalkosten (Geräte oder Einrichtung)
-
Monatliche Grundgebühren
-
Gebühren bei Debitkarten und Kreditkarten
Julius konnte die CSV-Tabelle problemlos einlesen. Ich formulierte folgende Aufgabe:
„Vergleiche alle Anbieter bei einem Monatsumsatz von 2.000 €, wobei 50 % über Debitkarte und 50 % über Kreditkarte laufen. Berücksichtige Einmalkosten (auf 12 Monate verteilt), Grundgebühr und Transaktionsgebühren.“
Das Ergebnis:
SumUp war bei niedrigem Umsatz (bis ca. 1.000 €) vergleichsweise günstig, da keine Fixkosten anfallen. Doch sobald der Umsatz steigt, wird POSSUM dank sehr niedriger Transaktionsgebühren (0,59 %) trotz hoher Hardwarekosten langfristig attraktiver.
4. Rückblick und persönliche Erkenntnisse
Was habe ich aus dieser Aufgabe gelernt?
✅ KI kann Controlling erheblich beschleunigen – gerade in der Voranalyse (Kategorisierung, Visualisierung, Rechenlogik).
✅ Julius versteht strukturierte Tabellen sehr gut, erkennt Muster, berechnet zuverlässig – wenn die Daten gut vorbereitet sind.
✅ Ich habe Entscheidungen getroffen, die ich vorher aufgeschoben habe. Die Vergleichsanalyse hat mir gezeigt, dass ich über Alternativen zu SumUp nachdenken sollte – gerade bei saisonal starkem Umsatz.
5. Ausblick: Wie würde ich KI künftig einsetzen?
In meinem kleinen Unternehmen kann ich mir gut vorstellen, KI-Tools wie Julius regelmäßig zu nutzen für:
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Monatsreportings (Cashflow, Umsatzquellen)
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Investitionsvergleiche (z. B. Geräte, Softwarelizenzen)
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Angebotskalkulation (Break-Even, Margen)
Ich sehe besonders Potenzial im Zusammenspiel aus Zahlenanalyse + Entscheidungshilfe – ein Bereich, den klassische Tools wie Excel alleine nicht abdecken können. KI denkt mit, fragt nach, erklärt. Genau das brauche ich als Selbstständiger mit wenig Zeit.
Fazit: KI bringt Struktur und Klarheit – auch für Einsteiger
Auch ohne tiefes Technikverständnis konnte ich mit Julius eine echte Datenanalyse durchführen. Der große Vorteil: Ich musste keine Formeln schreiben, sondern einfach Fragen stellen. Die Kombination aus echter Buchhaltung und hypothetischer Modellrechnung war für mich ideal.
Für alle, die mit wenig Ressourcen Controlling betreiben müssen, kann ich sagen: Probiert es aus! Julius ist kein Ersatz für einen Steuerberater – aber ein großartiger Helfer für schnelle, fundierte Entscheidungen.