KITE Start: 04.07.2025: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

Hallo Zusammen,

ich habe mit den Erkenntnissen des Vortrages versucht einen Prombt für meinen Arbeitsalltag zu erstellen. Ich bin mir nicht sicher, ob das genau die Aufgabe war. Bitte um Rückmeldung, wenn etwas anderes gemeint war.

Frage an Chat-GTP:

Erstelle mir ein Sitzungsprotokoll aus Sicht der Referentin für das Sachgebiet. Sitzungsteilnehmer sind Ehrenamtliche Verbandsvertreter. Das Protokoll soll in Textform erstellt werden und Wortmeldungen sollen nach Themenbereichen strukturiert werden. Bevor du das Protokoll erstellst, teile mir mit welche Informationen du noch benötigst.

Antwort:

Gerne erstelle ich dir ein Sitzungsprotokoll in Textform aus deiner Sicht als Referentin. Damit das Protokoll vollständig und sinnvoll gegliedert ist, benötige ich vorab einige Informationen:

1. Allgemeine Rahmendaten zur Sitzung

Datum und Uhrzeit der Sitzung
Ort der Sitzung
Art der Sitzung (z. B. Fachausschuss, Arbeitsgruppe, Vorstandssitzung etc.)
Leitung der Sitzung (Name der vorsitzenden Person)
Anwesenheitsliste (wer war anwesend, ggf. mit Funktion oder Verband)
Tagesordnungspunkte (TOPs)

2. Inhalte der Sitzung nach Themenbereichen

Bitte teile mir die wesentlichen Inhalte der Diskussionen mit, idealerweise gegliedert nach Tagesordnungspunkten oder Sachthemen. Wichtig sind dabei:

Welche Themen wurden behandelt?
Welche Wortmeldungen/Meinungen wurden von wem geäußert?
Gab es Entscheidungen, Beschlüsse oder offene Punkte?
Gab es Arbeitsaufträge oder nächste Schritte?

Wenn du möchtest, kannst du mir einfach deine Notizen schicken (stichpunktartig ist völlig in Ordnung), und ich strukturiere und formuliere daraus ein lesbares, professionelles Protokoll.

3. Besonderheiten oder gewünschter Stil

Soll das Protokoll sachlich-neutral oder eher kollegial formuliert sein?
Gibt es spezielle Formulierungen oder Begriffe, die du regelmäßig nutzt oder bevorzugst?
Wie ausführlich soll es sein (kurz & knapp oder eher detailliert)?

Sobald du mir diese Informationen bzw. Notizen gibst, lege ich mit dem Protokoll los.

Meine Antwort: Das Protokoll soll sachlich fundiert formuliert sein. Ich pflege einen freundlichen kollegialen Umgangston, welcher aber fachlich geprägt ist. Das Protokoll soll Ergebnisorientiert sein, aber die allgemeinen Stimmungen auffangen. Es muss in Textform geschrieben werden.

Chat-GPT:

Perfekt, das habe ich notiert. Damit ich dein Protokoll erstellen kann, sende mir bitte nun die folgenden Informationen:

🔹 Erforderliche Angaben für die Erstellung des Protokolls

1. Rahmendaten der Sitzung

Datum und Uhrzeit:
Ort:
Art der Sitzung: (z. B. Ausschusssitzung, Arbeitskreis, Vorstand, etc.)
Sitzungsleitung:
Teilnehmer:innen: (gern mit Funktion, z. B. Vertreter:in eines Kreisverbandes)

2. Tagesordnungspunkte (TOPs)

Am besten stichpunktartig mit Themenüberschriften (z. B. „Sachstand Prüfungswesen“, „Planung der Veranstaltung XY“)

3. Deine Notizen oder Stichpunkte zu den Diskussionen

Pro TOP:

Welche Wortmeldungen/Wünsche/Forderungen/Vorschläge gab es? Wer hat gesprochen?
Gab es Meinungsbilder oder Stimmungen?
Was wurde beschlossen oder wie ist der Stand?

4. Sonstiges

Gab es einen festgelegten nächsten Termin oder Folgeaufträge?
Wurden Unterlagen verteilt oder angekündigt?

Sobald du mir diese Infos gibst (gern auch als Rohfassung oder direkt aus dem Gedächtnis), formuliere ich dir ein strukturiertes, lesbares Protokoll in Textform.

446 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Dieter Rehfeld - Dienstag, 8. Juli 2025, 15:58

Liebe Elfi, ist schon spannend, wie die KI solche Aufgaben löst und wie schnell! Das ist schon hilfreich. Vielen Dank. Herzliche Grüße Dieter

23 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Milena Droste - Dienstag, 8. Juli 2025, 20:26

Hallo Evica,

vielen Dank für deinen Beitrag. Du hast dich intensiv mit deinem Praxisbeispiel beschäftigt und gezeigt, dass du die Grundidee des Promptens in deinen Arbeitsalltag übertragen kannst. Deine Anfrage an ChatGPT ist klar formuliert und zeigt, dass du verstanden hast, wie wichtig es ist, der KI genaue Rahmenbedingungen und den gewünschten Stil mitzugeben.

Besonders gut gefällt mir, dass du deinen Prompt mit einer konkreten Rolle, der Perspektive der Referentin, verknüpft hast. So ist die KI in der Lage, die Anforderungen an Struktur, Tonalität und Zielgruppe besser zu erfassen. Auch deine Präzisierung zum gewünschten Schreibstil ist eine wichtige Ergänzung. Das ist ein starker Ansatz für praxisnahe Prompts.

Zwei Hinweise, wie du deinen Ansatz noch weiter ausbauen könntest:
Erstens könntest du deine Überlegungen zur Weiterentwicklung als Meta-Prompt formulieren. Überlege, ob du ChatGPT bitten kannst, alternative Versionen oder Musterprotokolle vorzuschlagen und dabei auch typische Formulierungen für deinen Verband zu integrieren. So kannst du deinen Prompt schrittweise verbessern.
Zweitens wäre es gut, wenn du deinen Prozess noch etwas reflektierst: Welche zusätzlichen Details helfen dir, dass ChatGPT weniger Rückfragen stellen muss? So kannst du deinen Prompt noch effizienter machen.

Insgesamt bist du auf einem guten Weg, deine Prompts passgenau für deine Praxis zu gestalten.
Vielen Dank, dass du deine Vorgehensweise hier geteilt hast. Weiter so.
Viele Grüße!

213 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Elfi Johannmeyer - Mittwoch, 9. Juli 2025, 08:17

Hallo Milena, herzlichen Dank für deine umfangreiche Rückmeldung. Ich habe bereits einen Meta-Prombt bei Chat-GPT angelegt. Ich denke über die weiteren Erfahrungen bei der Anwendung kann ich noch viele Dinge dazulernen.! Vielen Dank für den In-Put!

36 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Markus Matioschat - Donnerstag, 10. Juli 2025, 15:38

Hi Elfi,
hast du schon mal versucht ein Protokoll mündlich mit ChatGPT zu erstellen? Klappt super

In meinem letzten Job stand ich ziemlich unter Druck. Ich lief von einem Meeting ins nächste und die waren teilweise so unterschiedlich, dass ich mir die Infos nicht merken konnte. Ich bin dann dazu übergegangen, ChatGPT als mein Diktiergerät zu nutzen. Jedes mal nach einem Meeting habe ich über die Sprachfunktion alles da reingesprochen, was ich für wichtig hielt. Zudem auch wer anwesend war und auch wie die Stimmung war, welche ToDo's es gibt und so weiter. Ich habe ChatGPT dann gebeten, daraus ein strukturiertes Protokoll zu machen. Das hat super funktioniert. Dieses Protokoll habe ich dann kopiert und in OneNote eingefügt. Wichtig ist natürlich dabei, dass man keine persönlichen Daten verwendet. Also die Namen der Meetingteilnehmer habe ich nicht genannt und im Nachgang eingefügt.

Viele Grüße
Markus

145 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Diana Schön - Donnerstag, 10. Juli 2025, 18:35

Hi Markus,

das ist ein richtig guter Tipp – den nehme ich direkt auch für mich mit 😊 Ich habe ChatGPT auch schon mehrfach per Sprache genutzt, aber die Idee, es direkt nach einem Meeting als Diktiergerät einzusetzen, ist wirklich super. Gerade wenn viele Termine dicht aufeinander folgen, ist das eine tolle Möglichkeit, den Kopf zu entlasten und trotzdem nichts Wichtiges zu vergessen.

Auch Stimmung & ToDos direkt festzuhalten, ist super hilfreich. Die Methode merke ich mir auf jeden Fall 😊

Viele Grüße
Diana

83 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Markus Matioschat - Sonntag, 13. Juli 2025, 19:26

Freut mich

Die Voice Funktion ist echt Gold wert! Ich nutze die auch manchmal um mit ChatGPT eine Strategie für ein Meeting zu entwickeln. Also ich sage ihm, er soll mich mal so richtig grillen und mir kritische Fragen zu einem Thema stellen. Man kann damit echt viel machen.
VG Markus

52 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Matthias Enderle - Donnerstag, 10. Juli 2025, 21:09

Hi Markus,

ja, Deine Methode mit Spracheingabe ist praktisch. Ich weiß natürlich nicht, ob das rechtlich zulässig ist. Könnte man ggf. das Meeting aufzeichnen und dann - mittels Vorgaben der Gestaltung - die Inhalte automatisiert erstellen / zusammenfassen lassen? Ggf. lassen sich die Inhalte ja noch kürzen. Ich habe da leider keine praktische Erfahrung.

Mit bestem Gruß

Matthias

58 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Markus Matioschat - Sonntag, 13. Juli 2025, 19:24

Hi Matthias,
gute Frage. Also ich glaube es ist kein Problem, ein Protokoll erstellen zu lassen. Vielleicht sollte man nicht die Namen nennen, also anstatt ich hatte ein Meeting mit Markus kann man ja sagen, ich hatte ein Meeting mit Person M. Dann hast du keine persönlichen Daten drin. So mache ich das zumindest immer. Du kannst chat GPT auch ein Protokollrahmen in einem Chat vorgeben. Dann gehst du aus diesem Chat in die Voice Funktion und sprichst alles rein. Dann am Ende sagst du: Erstelle mir das Protokoll gemäß dem Rahmen den ich dir gegeben habe. Klappt eigentlich auch immer ganz gut.
VG Markus

105 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Elfi Johannmeyer - Samstag, 12. Juli 2025, 11:08

Hallo Markus, herzlichen Dank für den Tipp! Das ist klasse! Das werde ich beim nächsten Mal direkt probieren! Natürlich ohne persönliche Daten, aber ich kann mir vorstellen, dass das gut funktioniert. Habe es schonmal mit "Transkribieren" bei Word versucht- das hat leider nicht gut funktioniert.
Viele Grüße, Elfi

48 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Markus Matioschat - Sonntag, 13. Juli 2025, 19:30

Hi Elfi,
ja das habe ich auch tatsächlich mal versucht

Wir nutzen intern auch den Copiloten. Das kann Meetings auch zusammenfassen. Aber da gibt es einen entscheidenden Nachteil. Wenn man den vergisst anzumachen, dann passiert nichts. Auch muss man immer alle in Kenntnis setzen. Und wehe man vergisst am Ende den Knopf zu drücken... Also Copilot mag ich überhaupt nicht, liegt aber auch daran, dass er bei der Telekom komplett entschärft wurde und damit nahezu nutzlos ist.
VG Markus

80 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Diana Schön - Donnerstag, 10. Juli 2025, 19:38

Hi Elfi,

spannend, dass du das Thema der Protokollerstellung gewählt hast – ich hatte zu Beginn auch überlegt, in diese Richtung zu gehen, weil das ebenfalls eines meiner Hauptthemen ist, die ich gerne „abgeben“ würde 😅

Ich bin gespannt, ob wir uns in manchen Punkten vielleicht sogar ergänzen können 😊

Liebe Grüße
Diana

52 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Elfi Johannmeyer - Samstag, 12. Juli 2025, 11:09

Hi Diana,
das wäre klasse! Ich halte dich gerne auf dem laufenden. Die nächste Sitzung kommt sicherlich bald- da werde ich die neuen Erkenntnisse direkt anwenden und testen.
Liebe Grüße,
Elfi

31 Wörter

Re: Prombting zur Protokollerstellung verbessern

von Matthias Enderle - Donnerstag, 10. Juli 2025, 21:06

Hi Elfi,

besonders gut hat mir die strukturierte Herangehensweise gefallen. Die entstehende Vorlage lässt sich nun für verschiedenste Bereiche verwenden und erhöht durch die gleichartige Gestaltung die Lesbarkeit und den Wiedererkennungswert. Zudem erhöhen die Angaben die Rückverfolgbarkeit und ggf. auch die Option einer maschinellen Auswertung.

Mit bestem Gruß

Matthias

49 Wörter