Viele Jahre war ich im Eventbereich tätig, in dem Kommunikation eine große Rolle spielt, da es meistens nicht nur einen starren Plan gibt, der abgearbeitet wird, sondern eigentlich immer Unvorhergesehenes passiert und es zu spontanen Änderungen kommen kann. Deshalb ist jede/r Involvierte auf eine genaue und zeitlich passende Informationsflut und Kommunikation angewiesen. Zwei Erfahrungen sind mir besonders im Gedächtnis geblieben – eine positive und eine weniger gelungene.
Eine gelungene Kommunikationserfahrung
Während der Planung eines Firmenevents für ein Startup in einem Craftbeer Unternehmen arbeitete ich mit der Personalverantwortlichen des Startups zusammen. Von Anfang an stellte ich intern und extern eine klare Kommunikation sicher: Ich erklärte die Ziele und den Ablauf des Events präzise und stellte sicher, dass alle meine Kollegen im internen Kreis wussten, welche Aufgaben sie zu erfüllen hatten, an dem Tag des Events.
Ich ging auf die Wünsche der Kundin ein und wir entwickelten auch Ideen gemeinsam, die ich dann intern auf Machbarkeit prüfte und wir in sehr engem Austausch standen und die Ansprüche und den Ablauf sehr genau und präzise besprachen und ich ihr diese auch per E-Mail bestätigte, sodass für beide Seiten jederzeit klar und einsehbar war, was wir genau vereinbart hatten.
Ein weiteres wichtiges Element war die regelmäßige Rücksprache mit dem Team. Durch kurzen Austausch wurden Fortschritte besprochen, offene Fragen geklärt und Probleme sofort angegangen. Dadurch fühlte sich jeder eingebunden und motiviert, das Beste für das Event zu leisten. Diese proaktive und transparente Art der Kommunikation sorgte für eine hohe Zufriedenheit aller Beteiligten.
Dank dieser klaren und wertschätzenden Kommunikation verlief das Event reibungslos und war ein großer Erfolg. Diese Erfahrung hat mir gezeigt, wie wichtig es ist, ein Team durch klare Strukturen, motivierende Kommunikation und ein offenes Ohr zu führen.
Eine misslungene Kommunikationserfahrung
Ein anderes Mal erlebte ich eine völlig gegensätzliche Situation. Bei der Organisation eines Musikfestivals kam es zu Kommunikationsproblemen zwischen den Veranstaltern und den Technikteams. Die Verantwortlichen gaben unklare Anweisungen, und es gab kaum Abstimmung zwischen den verschiedenen Bereichen.
Ich als Eventmanagerin war praktisch dazwischengeschaltet und erhielt auch nur zeitverzögert Informationen der Vorstellungen beider Seiten und wenn dann auch nicht alle wichtigen Infos, die kommuniziert werden sollten. So hatte ich auch keine Chance zwischen den Bereichen erfolgreich zu vermittel
Dadurch kam es zu Verzögerungen beim Aufbau der Bühne und Verwirrung bezüglich der Zeitpläne. Ein weiteres Problem war, dass wichtige Entscheidungen nicht rechtzeitig kommuniziert wurden. So mussten einige Teams improvisieren, was zu unnötigem Stress und Fehlern führte. Zudem wurde Kritik nicht offen angenommen, sondern abgewertet, was die Stimmung verschlechterte.
Ein Beispiel für die problematische Kommunikation war eine kurzfristige Änderung im Bühnenaufbau. Diese wurde nur einer kleinen Gruppe mitgeteilt, sodass andere Teams weiterhin nach dem alten Plan arbeiteten. Das führte zu Missverständnissen, Zeitverlust und zusätzlichen Kosten. Die fehlende Abstimmung zwischen den Verantwortlichen und die mangelnde Transparenz sorgten für Frustration und Unzufriedenheit.
Hätten die Organisatoren klare, respektvolle Kommunikation gepflegt und besser koordiniert, wäre der Ablauf effizienter gewesen. Regelmäßige Meetings, klare Absprachen und ein offener Umgang mit Rückmeldungen hätten viele Probleme verhindern können. Besonders der respektvolle Umgang miteinander ist entscheidend, um eine konstruktive Atmosphäre zu schaffen, in der Herausforderungen gemeinsam gemeistert werden können.
Fazit
Diese Erlebnisse haben mir gezeigt, dass klare, offene und empathische Kommunikation im Eventbereich essenziell ist. Eine gute Abstimmung kann den Erfolg eines Events maßgeblich beeinflussen, während fehlende Kommunikation zu Chaos und Frustration führt. Die Art und Weise, wie Informationen übermittelt werden, kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Ablauf und einem stressigen Durcheinander ausmachen.
Besonders in stressigen Situationen ist es wichtig, eine wertschätzende Kommunikation aufrechtzuerhalten. Transparenz, aktive Zuhörbereitschaft und eine klare Ausdrucksweise sind essenzielle Elemente erfolgreicher Zusammenarbeit. Führungskräfte, die durch ihre Kommunikationsweise ein positives Umfeld schaffen, können Teams motivieren und die Gesamtleistung erheblich verbessern.
Letztlich ist eine erfolgreiche Kommunikation kein Zufall, sondern das Ergebnis bewusster Entscheidungen und kontinuierlicher Verbesserungen. Wer in der Eventbranche tätig ist, sollte die Bedeutung klarer und effektiver Kommunikation niemals unterschätzen, da sie maßgeblich zum Erfolg eines Projekts beiträgt.