Einleitung
Als ich die Aufgabenstellung gelesen habe, fing mein Kopf direkt an zu rattern - und zwar im negativen Sinne. Ich arbeite in einer alt eingesessenen Verwaltung. Digitale Kollaboration wird hier nicht gerade groß geschrieben. Potentiale hingegen sehe ich einige. Fakt ist, dass sich oft an vergangenem "Das war schon immer so" festgehalten wird. Eben so, wie man es sich in einer öffentlichen Verwaltung vorstellt. Hier eine Optimierung zu erreichen, ist ein ordentliches Stück Arbeit. Spricht man mit den entscheidungsfähigen Personen, wird eine Modernisierung immer freudig befürwortet. Möchte man dann allerdings in die Umsetzung gehen, scheitert es oft an fehlenden Entscheidungen und an fehlenden finanziellen und personellen Ressourcen.
Was wir aktuell nutzen:
- Outlook
- OneNote - Allerdings in meiner Auffassung nur ich, da die andern davon keine Fans sind
- Einen Server mit Ordnern, die für bestimmte Personen freigegeben werden können
- MyApps als Telefonie mit Chatfunktion, die nur sehr wenige nutzen
Potentiale
Ich glaube, dass es der Verwaltung gut tun würde, sich digital zu modernisieren und neu aufzustellen. Wir haben intern auch Projekte und Teams, für die es sicher sinnvoll wäre mit agilen Tools zu arbeiten. Hier könnte ich mir sehr gut Miro oder Mural Boards vorstellen, um Brainstorming besser und vor allem in digitaler Form durchzuführen und darzustellen.
Innerhalb der Projektarbeit kann ich mir außerdem auch Kanban sehr gut vorstellen. So könnte teamintern, aber auch teamübergreifend transparent der Workflow festgehalten werden.
Um ein Beispiel zu nennen, schauen wir uns doch gern mein eigenes Team an. Die Stabsstelle Gesundheitsmanagement ist untergliedert in drei Aufgabenbereiche. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Betriebliche Gesundheitsförderung und Arbeitsschutz. Hier finden regelmäßige Teammeetings statt sowie Steuerkreise und Arbeitsschutzausschuss-Sitzungen. Mit einem Miroboard könnte man super gemeinsam Themen bearbeiten und erarbeiten. Mit Kanban könnten Aufgaben koordiniert und abgearbeitet werden, sodass jeder gerade weiß, an was der andere arbeitet und wo man selbst vielleicht noch unterstützen kann.
Diesen Prozess kann ich mir auch in anderen Teams vorstellen. Ein weiteres Beispiel wäre unser großes Umzugsprojekt. Hier gibt es drei Teilprojekte, die verschiedene Themen bearbeiten, aber teilweise Überschneidungen haben oder eine Aufgabe von einem Teilprojekt bearbeitet dann in die Hände des nächsten Teilprojekts übergeht. Dies liese sich auch gut in Kanban darstellen.
Fazit
Ich finde Potentiale gibt es immer viele. Die Frage ist nur, wie sehr ist es gewollt, diese auch zu nutzen. Hier muss von oben eine Entscheidung zur Veränderung getroffen werden, die dann aber auch wahrhaftig gelebt wird.