Meine Meeting Landkarte ist ehrlicherweise sehr klein dargestellt. So richtig feste Meetings habe ich nämlich tatsächlich nur drei. Diese gibt es immer und in jedem Fall, es sei denn, ich bin krank.
1. Jour Fixe Team BGM
Wir sind ein kleines Team und haben alle zwei Wochen einen festen Jour Fixe, in dem wir 45 Minuten über aktuelle Themen und eventuelle Probleme sprechen. Mein Team arbeitet sehr selbstständig und oftmals wird hier hauptsächlich berichtet. Manche Themen nehme ich dann auch von dort noch in meine OB Rücksprache. Ansonsten ist der Jour Fixe ein sehr angenehmer Termin, da ich mit meinem Team auf Augenhöhe arbeite. Hier wird niemandem ins Wort gefallen, wir haben Spaß an unserer Arbeit und behandeln uns mit Respekt. Die zeitliche Ressource waren bis vor kurzer Zeit noch 30 Minuten. Wir fanden schnell heraus, dass uns das nicht ausreicht und erweiterten auf 45 Minuten. Es ist jeder pünktlich und vorbereitet, sodass wir direkt loslegen und die Themen abarbeiten können. In den meisten Fällen haben wir einen klaren roten Faden, allerdings gibt es auch Momente, in denen wir mal abschweifen. Dafür verstehen wir uns aber auch alle sehr gut, sodass ein Plausch aus dem privaten Leben abwechslungsreich und sehr nett ist.
2. Jour Fixe OB
In dieser Rücksprache tauschen der Oberbürgermeister und ich uns rund um Themen des Gesundheitsmanagements aus. Ehrlicherweise spreche ich deutlich mehr als er und informiere viel. Ich habe oft nicht den Eindruck, dass viel bei ihm hängen bleibt, es sei denn ich bitte ganz ausdrücklich und energisch darum, dass er das Thema noch mit anderen Personen besprechen muss. In diesem Jour Fixe lege ich auch Entscheidungsvorlagen vor, die wir gemeinsam durchgehen und er dann mit Genehmigung oder Ablehnung unterschreibt. Was mir an dem Meeting nicht gefällt, ist, dass er oft nicht 100% anwesend wirkt. Da ich nur 1x im Monat diese Zeit mit ihm bekomme, wäre es mir schon wichtig, dass er sich auch 100% meinen Themen widmet. Kann ich einem Oberbürgermeister aber schlecht vorschreiben. Er ist viel am Handy zwischendurch oder nimmt teilweise sogar kurze Anrufe entgegen.
3. BGM beim Stadtrat
Einmal jährlich stelle ich unserem Stadtrat einen Arbeitsbericht inklusive Krankenstatistik vor. Diese Zahlen werden dann oftmals noch im Plenum diskutiert und einige Fragen gestellt. Sich der Politik zu stellen, ist nicht immer ganz einfach. Teilweise begegne ich sehr unangenehmen und auch unangebrachten Fragen von Parteimitgliedern. Hier finde ich es gut, dass der OB sich schützend vor mich stellt.
Weshalb hier nur wenige Meetings aus meinem Alltag aufgeführt sind, ist, weil meine Wochen immer unterschiedlich sind. Ich bekomme oftmals kurzfristig Termine rein, die es dann einmalig gibt oder einfach sehr random angeordnet. Deshalb ist es schwer eine solche Meeting Landkarte für meinen Job detaillierter auszufüllen. Grundsätzlich bin ich immer sehr abhängig von den zeitlichen Ressourcen meiner Kollegen und Kolleginnen und passe mich dem an. So habe ich manchmal super volle Wochen mit 3-4 Meetings pro Tag, manchmal aber auch Wochen, in denen es vielleicht 3-4 Meetings in der ganzen Woche sind. Die Meetings, die ich fest eingeplant habe, sind oben beschrieben und auch nicht wegzudenken. Sobald mein Team größer wird, wären sicher auch Dailys sinnvoll und auch mit Retrospektiven möchte ich gern zukünftig arbeiten. Das gibt ein gutes Stimmungsbild und reflektiert die Zusammenarbeit im Team.