1. Beschreibung der Ausgangssituation
In meiner Abteilung bin ich jährlich für die Erstellung des Urlaubskalenders in Excel zuständig. Eine mühsame Aufgabe dabei war stets das manuelle Eintragen der beweglichen Feiertage, die ich jedes Mal erneut recherchieren musste.
Um diesen zeitraubenden Schritt zu automatisieren, kam mir die Idee: Warum nicht eine KI nutzen, die mir die Feiertage liefert – und idealerweise gleich ein VBA-Makro für Excel erstellt, das alles automatisch einträgt?
Da ich Anfänger bin, war ich zunächst unsicher, ob eine KI wie ChatGPT tatsächlich alle Feiertage in Deutschland kennt – und wie präzise die Antworten wären.
🖼️ Screenshot: Mein erster Prompt zur Abfrage der Feiertage
2. Erste Prompterfahrungen und ihre Grenzen
Die Antwort der KI war detailliert, überraschend korrekt und ging sogar über meine Erwartung hinaus. Also wagte ich den nächsten Schritt:
Ich beauftragte ChatGPT mit der Erstellung des Kalenders in VBA, basierend auf dem Aufbau meines bisherigen Excel-Sheets.
🖼️ Screenshot: Prompt mit Beschreibung des Kalenders
Doch es traten typische Anfängerprobleme auf:
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Ostern wurde nicht berücksichtigt, was ich erst später bemerkte.
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Die Funktion zur Berechnung des Ostersonntags musste nachgereicht werden.
🖼️ Screenshot: Prompt zur Osterberechnung
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Bei der deutschlandweiten Feiertagsabfrage fehlten regionale Feiertage (z. B. Heilige Drei Könige in BW), da ich nicht präzise genug formuliert hatte.
🖼️ Screenshot: Prompt zur Feiertagskorrektur für BW
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Anfänglich wollte ich, dass nur ein „x“ für Feiertage gesetzt wird. Später habe ich ergänzt, dass der Name des Feiertags angezeigt werden soll.
🖼️ Screenshot: Prompt zur Anzeige der Feiertagsnamen
Trotz kleiner Fehler: Die erste Version des Kalenders hatte einen Syntax-Fehler, die zweite war funktional und korrekt – ein echter Fortschritt.
Ich habe den vollständigen Code angefordert, um den korrigierten Abschnitt nicht manuell austauschen, um Fehler im Code zu vermeiden.
3. Weiterentwicklung durch Meta-Prompting
Ich habe erkannt: Mit einem klar strukturierten Meta-Prompt hätte ich viele dieser Missverständnisse vermeiden können. Deshalb habe ich – basierend auf unseren Lerninhalten – folgenden Meta-Prompt entwickelt, um ähnliche Aufgaben künftig besser anzugehen.
Mein Meta-Prompt für VBA-basierte Kalenderfunktionen:
„Ich möchte, dass du mir als Experte für Excel-VBA hilfst, ein Makro zu erstellen, das einen Jahreskalender mit deutschen Feiertagen generiert. Ziel ist es, einen automatisch befüllbaren Urlaubskalender für eine Abteilung in einem Unternehmen zu erstellen (Zielgruppe: Teamleitung/HR).
Bitte stelle mir zur Vorbereitung folgende Fragen:
– Für welches Jahr soll der Kalender gelten?
– In welchem Bundesland gelten die Feiertage?
– Wie ist die Struktur des Kalenders (z. B. Spalten für Tage, Zeilen für Mitarbeitende)?
– Sollen Feiertage namentlich angezeigt oder nur markiert werden?
– Welche zusätzlichen Formatierungen sind gewünscht (z. B. farbliche Markierung von Wochenenden und Feiertagen)?
– In welcher Rolle verwende ich das Makro (z. B. Personalplaner, Sachbearbeiter)?*Erstelle den VBA-Code gut kommentiert und achte darauf, dass alle regionalen Feiertage berücksichtigt sind. Falls du eine zusätzliche Funktion (z. B. zur Berechnung von Ostern) einbauen musst, erkläre, wie sie eingebunden wird.“
Mit dieser Version mache ich von Anfang an deutlich:
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Wer den Prompt verwendet (ich als Excel-Nutzer/Planer),
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für wen der Kalender gedacht ist (Kollegen in der Abteilung),
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was das Ziel ist (automatisierter Urlaubskalender),
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und wie das Ergebnis aussehen soll (funktional, anpassbar, kommentiert).
Das hat sich in den nächsten Schritten als enorm hilfreich erwiesen.
4. Ergebnisse und Ausblick
Durch den Einsatz dieses Meta-Prompts habe ich:
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klare Vorgaben gemacht – was der KI hilft, präziser zu arbeiten
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weniger Korrekturen benötigt
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schneller und zuverlässiger meinen Excel-Kalender automatisiert
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den Kalender später mit einem zweiten Makro formatiert, um Wochenenden und Feiertage farblich hervorzuheben
🖼️ Screenshot: Prompt für das Formatierungs-Makro
Am Ende konnte ich den Kalender nur noch mit den Namen meiner Kolleg:innen befüllen – und er war einsatzbereit!
5. Fazit
Was als einfache Idee begann, entwickelte sich dank KI und Meta-Prompting zu einer echten Zeitersparnis und Automatisierungslösung im Alltag. Ich habe gelernt:
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Ein guter Prompt ist wie eine gute Aufgabenstellung.
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Je klarer ich bin, desto besser wird das Ergebnis.
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Auch als Anfänger kann ich mit KI konkrete und nützliche Lösungen entwickeln.
Und: KI spart Zeit, aber ersetzt nicht das eigene Denken.
Ich musste den generierten VBA-Code genau überprüfen, um kleinere Fehler oder Auslassungen zu erkennen und zu korrigieren (z. B. fehlende Feiertage, Formatierungsanpassungen).
Trotzdem war der Einsatz der KI eine große Unterstützung – besonders für Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen und strukturiert automatisieren lassen.