KI-Tools im Büroalltag – Erfahrungen aus der Praxis
Einführung
Im Rahmen dieser Vertiefungsaufgabe habe ich verschiedene KI-Tools getestet, die typische Bürooprozesse effizienter gestalten sollen – konkret: Recherche, die Arbeit mit langen PDF-Dokumenten sowie die Erstellung von Besprechungsprotokollen. Ziel war es, realitätsnahe Anwendungsszenarien durchzuspielen, Effizienzpotenziale zu erkennen und auch mögliche Schwächen der Tools offenzulegen.
Getestete Tools & Anwendungsbereiche
1. Recherche – Perplexity.ai und Consensus
Für schnelle Recherche habe ich Perplexity.ai genutzt. Die Anwendung funktioniert wie eine intelligente Suchmaschine mit sofortigen KI-generierten Antworten inklusive Quellenverweisen. Ich habe sie z. B. für die Frage eingesetzt: „Welche Anforderungen stellt die DSGVO an den Einsatz von KI?“
Ergebnis: Die Antworten waren präzise, verständlich und direkt nutzbar – ideal für erste Rechercheschritte oder als Ideengeber. Besonders hilfreich: Die eingeblendeten Quellen ermöglichen eine schnelle Validierung der Aussagen.
Ergänzend kam Consensus zum Einsatz – ein Tool, das wissenschaftliche Studien zusammenfasst. Bei der Suche nach „Auswirkungen von KI auf Datenschutzentscheidungen“ zeigte sich, dass Consensus eher tiefgründige, aber manchmal zu abstrakte Ergebnisse liefert. Der Fokus liegt klar auf Wissenschaftlichkeit.
Fazit:
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Perplexity ist ideal für den Büroalltag in Beratung, Redaktion oder Marketing.
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Consensus eignet sich eher für Fachabteilungen mit Forschungsbezug oder regulatorischen Aufgaben.
2. PDF-Arbeit – ChatPDF und Humata.ai
Zur Analiese eines umfangreichen Whitepapers zur KI-Ethik habe ich zwei Tools getestet: ChatPDF und Humata.ai.
Mit ChatPDF konnte ich das PDF hochladen und anschließend gezielte Fragen stellen, z. B. „Was sind die wichtigsten ethischen Prinzipien?“ oder „Welche Risiken werden genannt?“. Die Antworten waren schnell verfügbar und gut verständlich.
Humata.ai ging noch etwas weiter: Neben verständlichen Antworten bietet es eine strukturierte Extraktion von Inhalten nach Kapiteln, Highlights und Zitaten. Besonders beeindruckend war die Fähigkeit, sich auch bei 50+ Seiten nicht zu „verheddern“.
Fazit:
Beide Tools sind hervorragende Helfer beim Lesen und Verstehen langer Dokumente. Besonders in der Schulungsvorbereitung oder bei Ausschreibungsunterlagen sind sie ein echter Mehrwert. Für rein juristische oder vertrauliche Dokumente ist wegen möglicher Datenschutzbedenken Vorsicht geboten.
3. Protokolle – Otter.ai und Sembly AI
Ich habe eine simulierte Besprechung (Audioaufnahme mit klarer Sprecherstruktur) mit Otter.ai und Sembly AI getestet.
Otter.ai liefert eine zuverlässige Transkription, erkennt Sprecher und erzeugt eine automatische Zusammenfassung mit Kernaussagen. Die Ergebnisse waren verblüffend genau – auch ohne perfektes Mikrofon.
Sembly AI geht noch einen Schritt weiter: Es identifiziert automatisch „Tasks“, „Decisions“ und „Key Points“. Das macht es ideal für projektorientierte Teams. Die Oberfläche ist etwas technischer, aber leistungsstark.
Fazit:
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Otter.ai ist ideal für interne Besprechungen, Schulungsprotokolle oder Kundendokumentation.
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Sembly AI eignet sich besonders für Projektteams, die strukturierte Follow-ups benötigen.
Erfahrungen: Vorteile und Grenzen
Was hat überzeugt:
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Schnelligkeit und Zeitgewinn: Alle Tools liefern Ergebnisse binnen Sekunden bis Minuten.
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Gute Usability: Insbesondere Perplexity, ChatPDF und Otter.ai sind intuitiv nutzbar.
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Integration in bestehende Workflows ist oft problemlos möglich (z. B. durch Copy-Paste, Exporte als TXT oder PDF).
Wo es Grenzen gibt:
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Datenschutz: Bei sensiblen Inhalten sollte geprüft werden, ob der Upload von Dateien zulässig ist.
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Sprache: Einige Tools sind auf Englisch fokussiert (z. B. Consensus, Sembly) – Deutsch wird zwar erkannt, aber nicht immer optimal verarbeitet.
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Tiefe vs. Übersichtlichkeit: Je nach Anwendungsfall ist ein Tool entweder zu oberflächlich (Perplexity) oder zu technisch (Consensus).
Empfehlung: Für wen sind diese Tools geeignet?
Empfohlen für:
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Beratungsunternehmen, die schnell auf neue Informationen reagieren müssen
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Schulungsanbieter oder Redaktionen, die mit umfangreichen Texten und Quellen arbeiten
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Projektteams, die strukturierte Meetings führen und Aufgaben direkt aus Protokollen ableiten möchten
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Marketing- und Kommunikationsteams, die Inhalte verständlich und schnell aufbereiten müssen
Nicht geeignet für:
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Hochsensible Bereiche (z. B. Rechtsabteilungen, Datenschutzbeauftragte), sofern keine On-Premise-Variante vorliegt
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Unternehmen mit stark eingeschränkten IT-Rechten oder ohne Cloud-Freigabe
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Bereiche mit Bedarf an sprachlicher Tiefe im Deutschen – dort braucht es ggf. spezialisierte Tools oder manuelle Nachbearbeitung
Abschließendes Fazit
KI-Tools bieten einen echten Mehrwert für viele klassische Büroprozesse – besonders dann, wenn Informationen schnell gefunden, strukturiert verarbeitet oder dokumentiert werden müssen. Wichtig ist jedoch, sich nicht allein auf Automatisierung zu verlassen: Eine kritische Prüfung der Ergebnisse bleibt unerlässlich.
Wer die Tools gezielt auswählt und richtig kombiniert, kann seinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern – auch in kleinen Teams mit knappen Ressourcen.