Einleitung
Tabellenkalkulationsprogramme
wie beispielsweise Excel oder LibreOffice Calc sind aus dem
Büroalltag kaum noch wegzudenken. Mit diesen Programmen werden Daten
eingegeben, manipuliert und dargestellt – von einfachen Tabellen
bis hin zu sehr komplexen Auswertungen. Zur Bearbeitung der Daten
stellen Kalkulationsprogramme eigene Bordmittel bereit, wie z.B.
die Summenfunktion, die über ausgewählte Tabellenzellen die
Gesamtsumme berechnet.
Die Programme bieten mehrere hundert
solcher Funktionen.
Schon allein aufgrund dieser Vielzahl ist es
für Anwender oft schwierig, die passende Funktion zu finden und
korrekt einzusetzen – sie sind daher häufig auf Hilfestellungen
angewiesen.
Die Aggregat-Funktion
Als Beispiel habe ich
mir die AGGREGAT()-Funktion näher
angeschaut. Um sie nutzen zu können, gibt man in eine Zelle
=AGGREGAT( ein und erhält direkt
Eingabehilfen.
Die Aggregat-Funktion gehört sicherlich nicht zu
den am häufigsten verwendeten Funktionen. Sie kann auf einen
Datenbereich angewendet werden, um verschiedene Kennwerte (z. B.
Mittelwert, Maximum etc.) zu berechnen, wobei bestimmte Werte –
etwa Zwischenergebnisse oder ausgeblendete Zellen – gezielt
ignoriert werden können.
Die erste Eingabehilfe, die beim
Tippen erscheint – AGGREGAT(Funktion;Option;Bezug1
oder Bereich [...]) – hilft oft nicht weiter.
Glücklicherweise gibt es aber den Funktionsbutton „fx“, der den
Funktionsassistenten öffnet.
Dieser wird in einem separaten Fenster
dargestellt und soll mit weiteren Erklärungen und Eingabehilfen zu
einer erfolgreichen Verwendung der Funktion beitragen.
Früher
habe ich in solchen Fällen meist in verfügbarer Literatur
nachgeschlagen oder auf Videoportalen nach Erklärungen gesucht.
Meine jetzige Lösung
Diesmal habe ich
Perplexity gefragt, um die Aggregat-Funktion besser zu verstehen. Die
Antwort kam prompt, war gut verständlich und ausreichend präzise.
Sie enthielt eine allgemeine Beschreibung, die Syntax und eine
Erklärung der Parameter. Zusätzlich nannte Perplexity einige
Anwendungsbeispiele und – was ich besonders hilfreich fand – auch
die Vorteile der Funktion gegenüber ähnlichen Einzelfunktionen.
Vollständig war die Antwort jedoch nicht: Bei der
Aggregat-Funktion müssen eine Funktion und eine Option angegeben
werden, wahlweise ausgeschrieben oder als Zahl. Eine vollständige
Übersicht der Zahlen in Bezug auf die jeweilige Funktion bzw. Option
war nicht enthalten – diese lässt sich aber auf Nachfrage
nachreichen.
Im Vergleich zur Hilfeseite von LibreOffice ist die
Antwort von Perplexity angenehmer zu lesen, während die
LibreOffice-Seite eher kurz und auf das Nötigste beschränkt ist.
Technische Informationen wie die Verfügbarkeit erst ab LibreOffice
4.4 oder der Namensraum COM.MICROSOFT.AGGREGATE
findet man wiederum nur auf der offiziellen Hilfeseite.
Für meinen fiktiven Anwendungsfall habe ich Perplexity
beschrieben, was ich machen möchte, wo sich die Daten befinden und
dass ich gerne die Aggregat-Funktion einsetzen will. Mein Prompt
lautete:
„Erstelle eine Aggregatfunktion, die die drei am
häufigsten verkauften Produkte (Spalte A) sowie die Anzahl der
verkauften Produkte (Spalte B) auflistet.“
Die Antwort hat
mich beeindruckt! Perplexity erklärte nicht nur, warum mein Problem
nicht allein mit der AGGREGAT-Funktion lösbar ist, sondern lieferte
auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit verständlichen
Erklärungen für ein rundes Ergebnis.
Außerdem wurde auf
weitere Möglichkeiten hingewiesen, etwa die Nutzung von
Pivot-Tabellen.
Fazit
Wieder einmal hat mich das Potenzial
von KI-Tools überrascht. Das gewünschte Ergebnis war in kürzester
Zeit verfügbar und konnte direkt umgesetzt werden. Ich bin mit dem
Ergebnis sehr zufrieden und habe sogar zusätzliche Hinweise auf
Verbesserungsmöglichkeiten erhalten – diese werde ich für meinen
fiktiven Anwendungsfall jedoch vorerst nicht weiterverfolgen.