In meinem Arbeitsalltag bin ich regelmäßig mit umfangreichen Planungsdokumenten konfrontiert – insbesondere mit dem sogenannten Planungshandbuch (PHB), das für unterschiedliche Bau- und Netzprojekte spezifische Anforderungen und Regelungen enthält. Da sich die Inhalte je nach Projektart oder Vorhaben teilweise stark unterscheiden und es kaum möglich ist, sämtliche Vorschriften auswendig zu kennen, ist es für meine tägliche Arbeit essenziell, schnell auf gezielte Informationen innerhalb dieser Dokumente zugreifen zu können.
Um diesen Rechercheprozess effizienter und gleichzeitig präziser zu gestalten, habe ich zwei KI-gestützte Tools getestet: Zum einen das Webtool "AskYourPDF" und zum anderen einen speziell konfigurierten CustomGPT-Agenten, der ebenfalls auf die Verarbeitung und Analyse von PDF-Dokumenten spezialisiert ist. Beide Tools ermöglichen es, PDF-Dateien hochzuladen und anschließend über einfache Fragestellungen in natürlicher Sprache nach spezifischen Inhalten zu suchen. Die Tools greifen dabei direkt auf den Inhalt des Dokuments zu und geben kontextbezogene Antworten.
Ein konkretes Beispiel aus meiner Anwendungspraxis: Ich stellte die Frage, welchen Sicherheitsabstand ein Arbeitsbereich zur Absturzkante einhalten muss, und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn dieser Abstand nicht gewährleistet werden kann. Beide Tools lieferten mir in kurzer Zeit passende und klar verständliche Antworten, die sich direkt auf die richtigen Textstellen im PlanungsHandbuch bezogen.
In Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit überzeugen beide Tools: Die Bedienung ist einfach und ohne technische Vorkenntnisse möglich. Dennoch zeigen sich im direkten Vergleich gewisse Unterschiede in der Funktionalität:
Das Webtool von AskYourPDF eignet sich besonders dann, wenn man regelmäßig mit mehreren PDF-Dateien arbeitet. Es ermöglicht es, verschiedene Dokumente hochzuladen, gezielt auszuwählen und effizient zu durchsuchen. Besonders hilfreich: Die entsprechenden Stellen im PDF werden sofort als Quelle angegeben und im Vorschaufenster angezeigt. Das erleichtert die Nachverfolgung und spart wertvolle Zeit.
Der CustomGPT-Agent wiederum eignet sich hervorragend für die Arbeit mit einzelnen, besonders umfangreichen Dokumenten. Ist die Datei einmal eingebunden, kann man sofort mit der Recherche beginnen, ohne sie erneut hochladen oder auswählen zu müssen,– ideal für wiederkehrende Einzeldokumente.
Insgesamt konnte ich durch den Einsatz beider Tools eine deutliche Zeitersparnis feststellen. Das mühsame, manuelle Durchsuchen des PHB entfällt. Gleichzeitig wird die Fehleranfälligkeit reduziert, da relevante Regelungen zuverlässig gefunden werden. Der größte Mehrwert liegt aber in der Effizienz und Genauigkeit, mit der ich fundierte Entscheidungen treffen und Fragestellungen klären kann.
Fazit: Ich würde beide Tools empfehlen, abhängig vom jeweiligen Einsatzszenario. Für User, die regelmäßig mit mehreren Dokumenten arbeiten, ist das Webtool AskYourPDF optimal. Für den gezielten Zugriff auf ein einzelnes Dokument ist der CustomGPT-Agent sehr effizient. Beide Varianten tragen spürbar zur Entlastung im Arbeitsalltag bei, steigern die Qualität der Arbeitsergebnisse und machen komplexe Inhalte sofort zugänglich.
Gruß
Waldemar