Trello vs. Asana – KI-gestütztes Aufgabenmanagement für eine fiktive Behörde
Eine Behörde stand kürzlich vor der Frage, wie diese ihr Aufgabenmanagement effizienter gestalten könne – insbesondere im Hinblick auf die Integration von Künstlicher Intelligenz. Nach einer Recherche und kurzer Testphase habe ich mich oberflächlich mit den kostenlosen Testversionen von Trello und Asana auseinandergesetzt. Beide Tools lassen sich kostenfrei 14 Tage lang nutzen was sie auch für kleinere Budgets und Teams unter 10 Personen interessant macht.
Übersicht: Was können Trello und Asana?
Trello basiert auf einem Kanban-Prinzip, die Aufgaben werden in Boards dargestellt und lassen sich einfach per Drag-and-Drop durch verschiedene Listen bewegen. Es ist besonders intuitiv und visuell ansprechend, was den Einstieg erleichtert.
Asana bietet eine strukturiertere Ansicht, unter anderem mit Listen, Kalendern, Timelines und Portfolios. Es eignet sich besonders gut für komplexere Projekte mit vielen Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Deadlines. Die Benutzeroberfläche ist etwas umfangreicher, aber dafür auch funktional stärker.
KI-Funktionen im Vergleich
Beide Plattformen bieten mittlerweile KI-gestützte Funktionen, allerdings habe ich diese in der kostenlosen Version nicht anwenden können bzw. nicht gesehen, so das leider daraus keine Erfahrungen gesammelt werden und in der Entscheidung mit einfließen konnte.
Persönliche Erfahrung aus dem Test
Ich habe Trello zunächst in einem Testboard genutzt. Am Anfang wird man angeleitet um die ersten Karten zu erstellen, ein Handbuch zur Anleitung wird auf der Benutzerberfläche ebenfalls eingeblendet. Dies Boards sind übersichtlich, und durch Power-Ups (z. B. Kalender, Automatisierung, KI-Unterstützung) lässt sich das System erweitern. (allerdings Kostenpflichtig)
Asana ist mehr dem Projektmanagement zugewandt und bietet sämtliche Anwendungen dazu. Die Möglichkeit, Aufgaben miteinander zu verknüpfen, Fristen automatisch zu berechnen und Fortschritte teamübergreifend sichtbar zu machen, sehe ich als einen klaren Vorteil wenn man Projekte betreut und sich untereinander austauschen möchte.
Fazit & Empfehlung
Trello eignet sich hervorragend für kleinere Teams, Einsteiger oder visuell orientierte Projekte mit klaren Abläufen. Wenn man eher Checklisten, einfache Workflows oder regelmäßige Aufgaben verwaltet und eine schnelle, unkomplizierte Lösung sucht, ist Trello inklusive der KI Version wohl die bessere Variante.
Asana dagegen ist ideal, wenn man mit komplexeren Prozessen, verschachtelten Aufgaben, mehreren Teams oder externen Partnern arbeitet. Die erweiterte Version mit den KI-Funktionen würden hier helfen in größeren Projekten den Überblick zu behalten und rechtzeitig bei Problemen gegenzusteuern.
Beide Tools lassen sich problemlos in bestehende Arbeitsumgebungen einbauen – jedoch fällt meine persönliche Empfehlung auf Asana, da ich mich damit eher zurecht fand als mit Trello.
(Layout und Textgestaltung mit Hilfe von ChatGPT erstellt, Thema & Inhalt aus eigener Leistung)