Ich habe in meinem Arbeitsbereich immer wieder ähnlich formulierte Anfragen per eMail, beispielsweise zu rechtlichen Voraussetzungen in definierten Themengebieten. Diese Anfragen kommen zu unbestimmten Zeitpunkten und in unbestimmter Häufigkeit. Gerne würde ich eine Möglichkeit im Mail-Programm haben, um die Antworten zwar individuell, aber immer mit dem gleichen Inhalt automatisiert zu beantworten, bzw Antwortformulierungen vorgeschlagen bekommen. Ich habe daher bei Perplexitiy nachgefragt, wie ich eMail-Antworten automatisch erstellen lassen könnte:
Wie kann ich Vorschläge zu automatisierten eMail-Antworten generieren lassen und diese in mein eMail-Programm einbinden. Wenn du zu der Beantwortung der Frage noch weitere Informationen benötigst, Frage bitte vorher
Antwort: Hinweise & weitere Fragen
Welches eMail-Programm nutzt du konkret? (z.B. Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, etc.Geht es um Standardantworten ("Vielen Dank!"), individuelle/kontextbezogene Antworten oder personalisierte Kundenkommunikation?
Wieviel Automatisierung ist gewünscht? (nur Formularvorschläge, halbautomatisches Einfügen, vollständige Automatisierung samt Versand)
Technikaffinität: Kannst/möchtest du Automatisierungslösungen selbst bauen oder ist eine Plug-and-Play-Lösung gewünscht
Meine Antwort: Ich nutze Outlook. Es sollen individuelle und kontextbezogene Antworten erstellt werden. Es sollen Formulierungsvorschläge in die Antwort eingefügt werden. Das überprüfen und versenden möchte ich selber übernehmen. Ich habe nur sehr begrenzte Technikerkenntnisse
Antwort Perplexity:
Danke für deine Infos! Das macht die Sache klarer. Für deinen Fall ("individuelle, kontextbezogene Antwortvorschläge in Outlook, Versand/Prüfung manuell, ohne großen Technikaufwand") gibt es eine praktikable Lösung, die meist so aussieht:
Empfohlene Vorgehensweise in Outlook:
1. KI-Basierte Outlook Add-Ins nutzen
Es gibt Add-Ins für Outlook, die direkt in deinem E-Mail-Fenster Vorschläge auf Knopfdruck generieren. Du musst die passenden Add-Ins einmal installieren – das ist einfach und ohne Programmierung möglich.
Empfohlene Add-Ins
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Ghostwriter (Link zum Microsoft Store): KI-Antwortvorschläge direkt im Schreibfenster von Outlook generieren lassen. Funktioniert sehr einfach – Button klicken, Vorschläge erscheinen, du kannst sie übernehmen und nach Wunsch anpassen.
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Copilot für Outlook (Microsoft 365, ggf. kostenpflichtig): Zeigt Kontext-Vorschläge und kann beim Antworten aktiv unterstützen.
2. Vorgehen Schritt für Schritt
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Add-In installieren
Starte Outlook.
Gehe zu „Start“ → „Add-Ins abrufen“ oder „Get Add-Ins“.
Suche nach „Ghostwriter“, „Copilot“ oder ähnlichen Tools.
Klicke auf „Hinzufügen“ oder „Installieren“.
Mail öffnen und Add-In nutzen
Öffne die E-Mail, auf die du antworten möchtest.
Das Add-In erscheint meist rechts (oder oben) im Fenster.
Wähle im Add-In die Option „Antwort generieren“ oder Ähnliches.
Das Add-In analysiert automatisch den E-Mail-Text und macht dir Vorschläge für deine Antwort.
Den Textvorschlag kannst du in dein Antwortfenster übernehmen, verändern und verschicken.
3. Vorteile & Hinweise
Sehr wenig Technik erforderlich: Installation ist einfach, die Bedienung ist intuitiv.
Voller Datenschutz: Du kontrollierst die Versendung der Antwort.
Meist kostenlos testbar: Viele Add-Ins bieten eine Testphase, einige Basisfunktionen sind dauerhaft kostenlos.
4. Alternative: Web-Tools nutzen
Falls dir ein Add-In zu umständlich erscheint oder deine Outlook-Version es nicht unterstützt, reicht es auch, ein KI-Text-Tool zu nutzen:
E-Mail-Text kopieren
Auf Seiten wie ChatGPT, Writesonic, Writespace gehen
Prompt wie: „Verfasse eine freundliche und professionelle Antwort auf folgende Mail: [Originalmail]“ eingeben
Vorschlag kopieren und in Outlook einfügen (und anpassen)
Fazit:
Für Outlook ist die Kombination aus Add-In und manueller Kontrolle (wie beschrieben) der einfachste und sicherste Weg, um KI-gestützte, kontextbezogene Antwortvorschläge zu erhalten – ganz ohne
Programmierkenntnisse
Diese Antwort hilft mir ein Add-In in mein eMail-Programm zu integrieren. Allerdings lässt unser Systemadministrator in dem Unternehmen nicht ohne weiteres eine Installation von Add-Ins in Outlook zu. Dementsprechend muss ich nun erst einmal einen Antrag bei unserer Geschäftsführung stellen, wenn ich die Add-Ins nutzen, bzw. erst einmal testen möchte. Hier ist allerdings auch die Datenschutzseite wieder zu betrachten. Es muss eine Möglichkeit geben, dass nicht alle aMails automatisch an eine KI versendet werden, um Musterantworten zu erstellen. Daher werde ich es im ersten Schritt vorziehen eMails einzeln zu kopieren und in einer Texterstellungs-KI eine Antwort generieren lassen, ohne dass direkt auf das Maiprogramm zugegriffen wird. Dies löst zwar noch nicht das Problem mit immer wiederkehrenden gleichen Anfragen, aber zumindest erleichtert es die Formulierung einer Antwort.