Ein echter Klassiker unter den Zeitfressern im Büro: Meetings mitschreiben. Man will nichts vergessen aber gleichzeitig auch nicht die ganze Besprechung mit Stift oder Tastatur verbringen. Genau deshalb hat mich die Frage interessiert:
Welche Tools eignen sich für Online-Meetings und welche funktionieren auch in klassischen Präsenzrunden vor Ort?
Um das herauszufinden, habe ich zwei KI-gestützte Tools getestet:
- Microsoft Teams mit Transkriptionsfunktion und Copilot
- Notta.ai - browserbasiertes KI-Tool für spontane Sprachaufzeichnungen
Microsoft Teams – stark in der digitalen Umgebung
Für meinen Test habe ich ein geplantes Online-Meeting mit aktivierter Transkriptionsfunktion durchgeführt. Während des Gesprächs hat Teams den gesprochenen Inhalt automatisch aufgezeichnet. Dabei wurde angezeigt, wer was gesagt hat und zu welchem Zeitpunkt. So entstand ein gut nachvollziehbarer Gesprächsverlauf. Nach dem Meeting wurde das Transkript direkt im Kalender gespeichert und konnte als Word-Datei exportiert werden. In Word lässt sich dann Microsoft Copilot nutzen, eine Zusammenfassung erstellen zu lassen. Das funktioniert sehr gut und spart viel Nachbereitungszeit.
Die Bedienung ist dabei angenehm unkompliziert. Auch der Datenschutz ist abgedeckt, denn Teams erfüllt in der Mircorsof 365 Umgebung alle gängigen Anforderungen.
Stärken:
- Exakte Sprechererkennung (bei personalisierten Logins)
- Nahtlose Integration in den digitalen Arbeitsalltag
- Live-Transkription während des Meetings
- Automatisierte Zusammenfassungen mit Microsoft Copilot
Schwächen:
- Funktioniert nur in Online-Meetings
- Für spontane Präsenzgespräche ohne Laptop oder Onlineverbindung nicht geeignet
- Abhängig von den Microsoft-365-Lizenzen und IT-Freigaben im Unternehmen
- Nicht mit mindestens 3 Teilnehmer möglich
Notta.ai – flexibel im Präsenzkontext
Notta.ai habe ich direkt über die Website getestet – Anmeldung, „sofortige Aufnahme“ starten, los geht’s. Für den Test habe ich ein Gespräch mit mehreren Personen im selben Raum aufgezeichnet, Onlineverbindung war nicht nötig. Die Aufnahme wurde direkt im Browser verarbeitet, transkribiert und anschließend automatisch zusammengefasst.
Sehr positiv: Es geht schnell, einfach und ohne viel Technik. Ideal also für spontane Runden, in denen man trotzdem ein gutes Protokoll braucht.
Die Transkription selbst war nicht ganz perfekt – besonders bei englischen Begriffen oder Fachwörtern gab es kleinere Aussetzer. Auch die Sprecher wurden nicht voneinander getrennt. Aber: Die automatische Zusammenfassung hat trotzdem überzeugt. Die zentralen Inhalte wurden auf den Punkt gebracht, und das in kürzester Zeit.
Stärken:
- Sehr einfache Bedienung – auch für spontane Nutzung
- Funktioniert ohne Online-Meeting – ideal für klassische Präsenzgespräche
- Mobile Nutzung möglich (z. B. per App)
- Schnelle, gut strukturierte Zusammenfassung
Schwächen:
- Keine Trennung der Sprecher:innen
- Transkription manchmal ungenau (abhängig von Mikrofon & Sprache)
- Verarbeitung dauert etwas länger als bei TeamsPersönliches Fazit
Die beiden Tools zeigen auf unterschiedliche Weise, wie gut KI in der Protokollierung eingesetzt werden kann, jeweils angepasst an das Setting.
Microsoft Teams ist eine hervorragende Lösung für digitale Meetings. Die Kombination aus Live-Transkription und automatischer Zusammenfassung funktioniert erstaunlich gut. Vor allem, wenn die Microsoft-365-Infrastruktur bereits im Unternehmen genutzt wird.
Notta.ai hingegen ist ideal für spontane oder analoge Situationen. Zwar ist die Trennung der Sprecher:innen nicht gegeben und die Transkription manchmal etwas holprig aber für ein schnelles, pragmatisches Protokoll reicht es absolut aus. Wirklich gut fand ich, wie leicht und zugänglich die Nutzung ist.